Організація віддаленої роботи для всієї команди. Типовий випадок

[UPD] Розгортання віддаленого офісу — задача, що стала особливо популярною з початком карантину. Проте деякі компанії і досі розмірковують над її реалізацією через побоювання невідомого: що потрібно для переїзду у хмари, чи складним є цей процес та скільки часу він реально займає, з чого складається вартість організації дистанційної роботи.

На основі одного з впроваджених нами проєктів ми вирішили детально розібрати типовий випадок того, як організувати віддалений офіс для команди з 25 осіб за 3 дні без простоювань у роботі та з мінімальними витратами. Стаття надасть відповіді на головні запитання:

• як відбувається розгортання офісу у хмарах крок за кроком;
• які додаткові задачі можуть виникнути в процесі та як їх вирішити;
• скільки коштує перенесення робочих процесів компанії у хмари.

Компанія, що звернулася до нас із задачею організації віддаленої роботи для всіх співробітників, спеціалізується на інтернет-торгівлі. До переїзду у хмару команда замовника, яка складається з 25 співробітників, працювала у локальному офісі в Києві. 

До речі, вебсайт компанії вже декілька років розміщувався та стабільно працював у хмарах від Tucha.

Задача перенести офіс у хмару виникла у зв’язку з впровадженням карантину. Оскільки найбільш безпечним та зручним форматом в цей період є саме віддалена робота, потреба винаймати великий офіс у компанії зникла. Цьому посприяло також те, що напрям діяльності компанії не вимагає обов’язкової присутності в офісі всіх співробітників: усе, що необхідно для роботи, — це перенести ІТ-інфраструктуру у хмари. Відповідно, кожному співробітнику потрібні лише наявність гаджету (ПК або ноутбука), стабільне інтернет-підключення та налаштований доступ до віддаленого робочого столу.

Для того, щоб підібрати влучний сервіс та необхідну конфігурацію для вирішення задачі клієнта, ми уточнили, де він бажає розміщувати дані. Для замовника це було не надто важливо — дані можна було розмістити як в Україні, так і поза її межами.

А от на що клієнт звернув нашу увагу, то це на те, що для нього важлива швидкодія, тобто потрібні віртуальні сервери, які допоможуть досягти максимальної ефективності. Вимогам до підвищеної швидкості роботи відповідають машини на базі сервісу TuchaBit+, можливості якого ми детально описували у цій статті.

На основі побажань замовника ми запропонували йому розгорнути віртуальну машину у конфігурації 16 юнітів (тобто пакетів збалансованих ресурсів). А це:

• 8 CPU; 
• 32 ГБ RAM; 
• 240 ГБ SSD;
• 1 IP-адреса.

Також для зберігання документів та файлів клієнта на сервері порекомендували додати 100 ГБ дискового простору на базі HDD.

Для перенесення коробкової версії CRM Бітрікс24, з якою працював замовник, наші фахівці розгорнули ще одну віртуальну машину на базі сервісу TuchaBit у конфігурації 4 юніти, а саме:

• 2 CPU;
• 4 ГБ RAM
• 100 ГБ SSD;
• 1 IP-адреса.

Щодо розміщення системи забезпечення роботи IP-телефонії FreePBX, для цього ми створили окрему віртуальну машину теж на базі сервісу TuchaBit у конфігурації 2 юніти:

• 1 CPU; 
• 2 ГБ RAM; 
• 50 ГБ SSD;
• 1 IP-адреса.

Також додали 1 додаткове ядро. 

А для розміщення корпоративної пошти клієнта влучним рішенням став хмарний хостинг на базі сервісу TuchaHosting у тарифі 25 ГБ. Оскільки ми і раніше розміщували у хмарі вебсайти клієнта, нам навіть не довелося активувати окремо цю послугу — ми просто узгодили з клієнтом зміну тарифного плану. Детальніше про те, в яких ще випадках буде корисним сервіс TuchaHosting, читайте в окремій статті.

Зазначимо, що у нас є й інші варіанти сервісів та конфігурацій для вирішення практично будь-яких задач клієнтів. Наприклад, якщо потрібне більш бюджетне рішення, ми запропонуємо розгорнути віртуальну машину на базі сервісу TuchaBit з розміщенням в Україні. Якщо потрібне розташування даних за кордоном та вимоги до швидкодії є стандартними, підійде сервіс TuchaFlex+. Словом, усі рішення ми підбираємо відповідно до умов конкретного клієнта.

Більш предметно зорієнтуватися у хмарних сервісах, на базі яких доступні віддалені сервери, допоможе наочний навігатор.

Перед початком співпраці клієнт завжди може протестувати роботу своєї інфраструктури в нашому хмарному середовищі в межах стандартного періоду — 7 днів. Проте цей клієнт вже довгий час співпрацював з нами і довіряв нам, тож для прийняття рішення йому вистачило і одного дня тестування.

Клієнт приєднався до Публічного договору (оферти), а наші фахівці зі служби технічної підтримки узгодили з клієнтом, які програми та дані необхідно перенести на віртуальний сервер, розгорнули віртуальні машини із заздалегідь створених шаблонів, надіслали йому реквізити доступу до серверів і панелі керування хмарним ЦОД, а потім спільно з повноважними представниками замовника склали чіткий план міграції у хмару. 

До речі, про те, як самостійно почати роботу на віртуальному сервері Tucha та що варто робити крок за кроком, ми писали в окремій статті. 

Фахівці служби технічної підтримки Tucha виконали такі кроки для налаштування необхідного робочого оточення на сервері та організації віддаленого доступу до нього для співробітників компанії замовника.

1)    Винесли у хмару програму M.E.Doc для роботи бухгалтерії.

Для виконання цієї задачі необхідно перенести у хмару лише базу даних, а не безпосередньо програму M.E.Doc, що ми і зробили. Сама ж програма встановлюється з офіційного сайту розробника та оновлюється до потрібної клієнту версії.

2)    Перенесли у хмару коробкову версію Бітрікс24, з якою працював замовник.

Для цього ми спочатку розгорнули операційну систему з необхідним програмним забезпеченням на віртуальній машині, яку створили для замовника. Далі отримали від клієнта доступ до його локального сервера та зробили бекапи тих даних, які необхідно розмістити у хмарі. Потім перенесли на віртуальний сервер резервні копії даних клієнта, розгорнули з них CRM-систему та переконалися, що все відображається так само, як і на локальному сервері.

Зазначимо, що не завжди ми власноруч створюємо бекапи даних клієнтів. Іноді замовники самостійно створюють архіви та просто надають нам доступ до них.

3)    Встановили пакет офісних програм Microsoft Office на сервер. 

Наші фахівці підключили до віртуальної машини клієнта віртуальний диск, на якому зберігається дистрибутив Microsoft Office, та встановили його на сервер за лічені хвилини. Ліцензії на програмне забезпечення клієнт може використовувати свої (як у цьому випадку) або орендувати у нас. Зокрема йдеться і про ліцензії Microsoft Remote Desktop Services, що стануть у пригоді при підключенні до віддаленого робочого столу. 

Зазначимо, що Tucha надає клієнтам відповідні послуги з оренди ще з початку свого заснування (за програмою SPLA).

4)    Розмістили у хмарі IP-телефонію.

Для перенесення IP-телефонії у хмару ми розгорнули на окремому сервері систему FreePBX та налагодили базовий функціонал (SIP-канал для зв’язку з оператором телефонії, внутрішні номери, групи). Цього виявилося цілком достатньо для того, щоб співробітники клієнта мали можливість користатися своїми внутрішніми номерами, підключаючись до хмарної АТС звідки завгодно.

5)    Перенесли файли та документи компанії у хмару.

На фізичному сервері клієнта ми створили архіви файлів та документів, які потрібні йому для роботи на віртуальній машині. Далі ми завантажили їх в окреме сховище, яке виділили для цього клієнта, а звідти вже перенесли ці дані безпосередньо на віртуальний сервер клієнта.

6)    Перенесли корпоративну пошту замовника у хмару.

Щоб розмістити корпоративну пошту компанії на віртуальній машині, ми налаштували для клієнта поштові сервіси TuchaHosting та створили відповідні поштові скриньки, а потім перенесли всі електронні листи з машин, на яких працювали користувачі раніше.

7)    Налаштували VPN для доступу з офісу (site-to-site) і для мобільних користувачів (client-to-site). 

Покроковий процес об’єднання локальної мережі клієнта з віртуальним сервером ми описували в окремій статті. А про налаштування безпечного підключення користувачів до хмарного сервера за допомогою VPN-з’єднання детально розповідали тут.  

8)    Налаштували друк з віддаленого сервера на локальних принтерах. 

Про те, як ми зазвичай виконуємо цей крок, є окрема стаття. 

Щодо перенесення на сервер платформи 1С:Підприємство та її даних, цю задачу виконав фахівець, який спеціалізується на роботі з програмою. Зазвичай замовник віддає цю задачу відповідним фахівцям на аутсорсинг.

Взагалі, якщо на боці замовника є фахівець, який безпосередньо налаштовував йому роботу з програмою 1С:Підприємство або який спеціалізується на ній, бажано, аби задачу з перенесення продукту у хмару виконував саме він. Це обумовлено тим, що здебільшого налаштування програми у кожного клієнта здійснено специфічно та має свої особливості, про які знає саме той конкретний фахівець.

Під час підготовки та перенесення даних у хмару ми звернули увагу клієнта на важливість безпечного зберігання резервних копій, тому і запропонували замовнику заразом потурбуватися і про розміщення бекапів. У вирішенні цієї задачі допоміг хмарний бекап-хостинг на базі сервісу TuchaBackup. Конфігурацію підібрали відповідно до поточних потреб клієнта та обсягу резервних копій даних, які потрібно зберігати у хмарі, — 300 ГБ. З часом, якщо замовнику знадобиться більша кількість місця на диску, тариф можна швидко та просто змінити. Детальніше про організацію зберігання резервних копій у хмари читайте у статті.

Вартість вирішення задачі клієнта складається з таких компонентів: 

• Вибраного сервісу та конфігурації віртуальної машини, а саме суми її оренди за місяць. У нашому випадку, нагадаємо, це сервіс TuchaBit+ у конфігурації 16 юнітів вартістю 162 євро/місяць (тут і далі — оплата здійснюється у гривневому еквіваленті за курсом НБУ на перше число поточного місяця). Також додаємо вартість додаткового HDD-простіру 100 ГБ, який коштує 10 євро/місяць. Разом — 172 євро/місяць.  
• Оренди віртуальної машини для хостингу коробки Бітрікс24 на базі сервісу TuchaBit у конфігурації 4 юніти, що коштує 38 євро/місяць. 
• Віртуального серверу на базі сервісу TuchaBit для розміщення системи забезпечення роботи IP-телефонії FreePBX: 2 юніти вартістю 20 євро/місяць + 1 додаткове ядро вартістю 5 євро/місяць. Усього — 25 євро/місяць. 
• Користування shared-хостингом на базі сервісу TuchaHosting у пакеті 25 ГБ, вартість якого — 10 євро/місяць. 
• Користування хмарним бекап-хостингом на базі сервісу TuchaBackup в обсязі 300 ГБ місця на диску, а це — 30 євро/місяць. 
• Вартості технічної підтримки, яку вибрав клієнт на період співпраці. Серед 4 видів підтримки наш замовник вибрав базовий рівень, який надається безкоштовно. А для сервера, на якому працює коробка Бітрікс24 та використовується типовий набір ПЗ під назвою Bitrix Environment, надається безкоштовна технічна підтримка по гарантії. Детальніше про умови цього виду підтримки та його переваги можна дізнатися тут.

Відповідно, безпечна робота всієї команди з 25 осіб у хмарах коштує клієнту всього 275 євро/місяць. Додатково він оплатив послугу з налаштування сервера під свої конкретні задачі та перенесення даних, а це — 172 євро, тобто 100% від вартості сервера одноразово. 

Нагадаємо, що ми наводимо лише один приклад, тому цифри орієнтовні і залежать від задач кожного окремого клієнта.

Якщо ж необхідно налаштувати віддалений доступ для окремих підрозділів компанії або навіть співробітників, це також легко зробити. Ось, наприклад, як відбувається перенесення бухгалтерії, розміщення коробки Бітрікс24 та організація хостингу вебсайтів на базі різних CMS у хмарі.

Перенесення робочих процесів компанії у хмару — це не складно, якщо довірити цю задачу досвідченому та відповідальному провайдеру. Тобто нам. :)

Якщо ви теж бажаєте надійно та безпечно працювати у хмарі всією командою, пишіть нам на адресу sales@tucha.ua або телефонуйте за номером +380 44 583-5-583. Ми радо підберемо влучне рішення та все організуємо!