Організація роботи бухгалтерії у хмарі. Путівник користувача

Винесення бухгалтерії у хмари — перевірений спосіб забезпечити надійну віддалену роботу з програмами і даними. А для того щоб процес організації не був задачею з кількома невідомими, ми зібрали в одній статті добірку корисних матеріалів з цієї теми: від вибору хмарного провайдера до етапу безпосередньої роботи з даними на сервері. Читайте, користуйтеся та мігруйте впевнено! 

Розміщення програм і даних для роботи бухгалтерії у хмарі — це просте рішення, яке допомагає посилити безпеку зберігання інформації, захистити її від втрат і потрапляння до рук сторонніх осіб. При цьому команда замовника — бухгалтери, юристи, керівники тощо — має стабільний доступ до робочого простору 24×7. А значить, працювати можна не лише в офісі, а всюди, де є стабільне інтернет-з’єднання: з дому, коворкінгу, кафе, у відрядженні тощо. І це ще не всі переваги: більше, в тому числі про заощадження коштів та можливість простого масштабування ресурсів, ми писали у спеціальній статті «Бухгалтерію — у хмари: 5 переваг»

Отже, що передбачає таке хмарне рішення? Усі програми та дані, необхідні для роботи бухгалтерського відділу, розміщуються на віддалених серверах, тобто за межами офісу або навіть країни (залежно від вибраного сервісу та територіального розташування дата-центру). У хмару можна винести як весь пул робочих застосунків і даних, так і точково окремі додатки для роботи фахівців. Наприклад, це можуть бути:

• програми бухгалтерського та фінансового обліку;
• спеціалізоване програмне забезпечення для подання звітності та ведення електронного документообігу;
• додатки типу «клієнт-банк»;
• CRM- чи ERP-систему;
• IP-телефонію;
• корпоративну пошту.

Крім цього, на сервері можна також розміщувати інші програми, необхідні для роботи, зберігати бази знань компанії, архіви, файли, документи тощо.

Оскільки хмари — це гнучкий інструмент, вони легко підлаштовуються під потреби користувачів та дозволяють підібрати рішення як для відділів з кількома співробітниками, так і для великих компаній з численною командою. У процесі роботи хмари так само легко масштабуються, якщо потреби користувачів у ресурсах змінюються.

Після прийняття принципового рішення про перенесення бухгалтерії на віртуальний сервер можна братися до організації роботи у хмарі. Ось що ми рекомендуємо зробити крок за кроком, щоб не пропустити нічого важливого та одразу організувати все як слід:

1. Вибрати відповідального хмарного провайдера, що надає якісні послуги, забезпечує грамотною технічною підтримкою та дійсно зацікавлений у вирішенні задач своїх клієнтів. Знайти такого постачальника без помилок на власному досвіді, а також без втрати часу, сил і фінансів допоможе докладна стаття про те, що характеризує надійного хмарного провайдера. А практичний чек-лист у pdf-форматі дозволить зосередитися на головних показниках.

2. Визначитися, скільки співробітників будуть працювати з бухгалтерією у хмарі та які саме програми і дані необхідно перенести на сервер.

3. Разом з фахівцями хмарного провайдера підібрати потрібний сервіс та конфігурацію, які відповідають поточним потребам і виділеному бюджету. Зокрема ми пропонуємо скористатися готовим матеріалом, який допоможе заздалегідь зорієнтуватися у найбільш влучному рішення та вартості послуг. У статті наведені питання, які спрямують на вибір конкретного сервісу, та приклади розрахунків ціни оренди віртуальних машин. 

4. Визначитися, чи потрібні додаткові сервіси та інструменти для посилення безпеки роботи з даними. Для прикладу, деякі з них уже входять до вартості оренди наших серверів — це snapshots, тобто регулярні повні знімки кожного диска віртуальної машини. Стаття допоможе розібратися, як вони працюють та у чому користь такого інструменту.

Разом з тим, ми завжди рекомендуємо клієнтам додатково потурбуватися про збереження окремих важливих файлів. Безпрограшний варіант — це своєчасне створення резервних копій та зберігання їх у спеціальному хмарному сховищі на базі сервісу TuchaBackup. Для детального знайомства з бекап-хостингом, принципами розрахунку його вартості та спеціальними інструментами для створення резервних копій у пригоді стане спеціальна стаття.

5. Ознайомитися з видами технічної підтримки та підібрати найбільш зручний для себе. Наприклад, клієнтам Tucha доступні на вибір чотири варіанти підтримки. Вони відрізняються розподілом сфер відповідальності між сторонами, наявністю чи відсутністю прав адміністратора у нас та у клієнта, вартістю користування та іншими аспектами, про які ми детально розповідали у статті «Все про технічну підтримку Tucha».

Зазначимо, що за будь-якого виду підтримки досвідчені ІТ-фахівці Tucha завжди на зв’язку і готові надати технічну допомогу у вирішенні питань. Для того щоб кожен клієнт якнайшвидше отримав відповідь, а жоден запит не був проґавленим, працює тікет-система та цілодобово доступні гарантовані канали зв’язку — телефон та електронна пошта.

6. Після погодження всіх зазначених етапів відбувається безпосередній процес перенесення програм і даних на хмарний сервер. Реальний приклад реалізації такого проєкту для одного з наших клієнтів допоможе зрозуміти, як саме відбувається міграція крок за кроком, що потрібно для налаштування роботи бухгалтерії у хмарі та який результат отримує зрештою замовник.

7. Для того аби вам було простіше розібратися з початком роботи на сервері, радимо прочитати інструкцію щодо перших кроків роботи на сервері: де отримати реквізити доступу до системи, яким чином відбувається підключення до машини, як встановити оновлення операційної системи та перенаправити друк з локального принтера на віртуальний сервер тощо. Відповіді на ці та інші важливі питання містяться у нашій розгорнутій статті «Перші кроки у хмарі».

Якщо послідовно дотримуватися наведених вище кроків, робота у хмарах гарантовано буде зручною, надійною та виправдає очікування.

Винесення бухгалтерії на віртуальний сервер — це сучасне рішення для надійної роботи компанії, зручного доступу до робочого простору та заощадження фінансів. Процес організації не є надто складним, особливо, якщо заздалегідь розібратися, яким чином усе відбувається, та правильно підійти до вирішення цієї задачі. А якщо довірити міграцію програм і даних Tucha, наші фахівці виконають її на найвищому рівні.

Пишіть на адресу sales@tucha.ua або телефонуйте за номером +380 44 583-5-583, і ми радо допоможемо підібрати для вас найкраще хмарне рішення. Tucha завжди на зв’язку!