Винесення бухгалтерії у хмару для клієнта. Розбір популярної задачі

[UPD] Перенесення бухгалтерії у хмари є частою задачею до команди Tucha. Наведений у статті приклад ілюструє типову послідовність етапів при винесенні та налаштуванні роботи бухгалтерії у хмарах. Набутий досвід дозволяє нам швидко та ефективно організовувати роботу на віртуальних серверах програм для ведення обліку — як українського, так і закордонного походження. Звертайтеся до нас за вирішенням хмарних задач!

Нещодавно ми опублікували ґрунтовну статтю про те, як відбувається розгортання віддаленого офісу у хмарі для всієї команди. Та не завжди у клієнтів виникають задачі такого масштабу. Досить часто компаніям потрібно перенести у хмару роботу окремої служби, і один з найбільш популярних запитів — винесення бухгалтерії на віртуальний сервер. Тому на основі однієї з численних реалізованих задач ми вирішили поетапно розібрати типовий приклад перенесення бухгалтерії у хмару та розповісти:

• які передумови виникнення задачі існують у замовника;
• як відбувається процес міграції крок за кроком;
• скільки коштує таке рішення;
• який результат отримує замовник.

Із задачею винести бухгалтерію на віртуальний сервер до нас звернувся замовник — навчальний центр, який спеціалізується на проведенні курсів з ІТ-напряму. До того, як клієнт вирішив перенести роботу окремих відділів у хмару, його команда тривалий час працювала на фізичних серверах в офісі, який знаходиться у м. Харків.

Команда замовника складається з 15 співробітників, серед яких — 4 бухгалтери.

До карантину навчальний центр проводив заняття в офлайн-форматі. Та з початком карантинних обмежень наш клієнт почав активно впроваджувати у роботу онлайн-формат навчання. Відповідно, ті фахівці, робота яких не передбачає безпосереднього контакту з учнями, теж отримали змогу працювати дистанційно. Передусім це стосувалося бухгалтерської служби: особливості її роботи дозволяють ефективно працювати з дому.

Зазначимо, що замовник звернувся до нас за особистою рекомендацією партнера Tucha — компанії, яка впроваджує програми лінійки 1С:Підприємство та тривалий час обслуговує роботу платформи у нашого клієнта. Саме партнер порекомендував перенести бухгалтерію у хмари від Tucha, коли дізнався, що у замовника виникла така потреба.

Перед нашою командою постала задача організувати віддалені робочі місця для чотирьох співробітників та забезпечити їм стабільний доступ до хмари з дому у будь-який час. Відповідно, для цього ми виконали такі етапи.

Крок 1. Обговорили із замовником, що саме необхідно виконати для організації роботи бухгалтерії у хмарі. Потрібно було:

• забезпечити необхідні ресурси для розміщення платформи 1С:Підприємство та скоординувати дії з партнером, який був залучений для перенесення програми у хмару клієнта;
• винести на сервер мережеву версію програми M.E.Doc та її базу даних;
• налаштувати підключення токенів;
• створити робочі місця для чотирьох користувачів на сервері;
• встановити пакет офісних програм Microsoft Office, інтернет-браузер та створити загальну папку для користувачів;
• встановити програму Cobian Backup для керування бекапами.

Крок 2. Підібрали влучні рішення.

Для того щоб визначити, який із сервісів Tucha якнайкраще підійде для вирішення задачі клієнта, ми уточнили, де він бажає зберігати дані — в Україні або за кордоном. Клієнт надав перевагу розміщенню даних поза межами України, а саме — у Німеччині. Відповідно, вибір зупинився на сервісі TuchaFlex+. Технічні характеристики серверів на базі цього сервісу та загальна ціна проєкту цілком влаштувала клієнта.

Так, на основі отриманої інформації ми запропонували замовнику розгорнути віртуальну машину у такій конфігурації:

• 2 CPU;
• 5 ГБ RAM;
• 80 ГБ SSD;
• 1 IP-адреса.

Крім того, за потребою клієнта ми також встановили на хмарний сервер ліцензію Microsoft® Windows Server Standard та ліцензії Microsoft® Windows Remote Desktop Services (термінальний доступ для чотирьох користувачів). Усі ці ліцензії замовник орендував у нас, адже Tucha є партнером Microsoft за програмою SPLA. До речі, клієнти можуть використовувати свої ліцензії на програмне забезпечення, якщо у них є такі.

Зазначимо, що різноманіття сервісів Tucha дозволяє підібрати рішення для будь-яких задач наших клієнтів. Наприклад, якщо потрібне більш бюджетне рішення або розміщення даних за кордоном не є критичним, ми запропонуємо розгорнути віртуальну машину на базі сервісу TuchaBit. Якщо ж головним чинником є саме швидкодія у роботі, якнайкраще підійде сервіс TuchaBit+.

Більш детально про те, як вибрати потрібне хмарне рішення для перенесення бухгалтерії у хмару, ми писали тут.

Також для посилення безпеки зберігання даних і можливості відновити окремі файли у разі потреби клієнт забажав доповнити рішення хмарним бекап-хостингом. Саме для цього якнайкраще підходить сервіс TuchaBackup, який допомагає надійно розмістити резервні копії всіх важливих даних на віддалених серверах.

Для старту ми запропонували клієнту конфігурацію, яка передбачає 50 ГБ місця на диску. Надалі, якщо потреби замовника у дисковому просторі зростуть, конфігурацію сервісу він зможе змінити, просто звернувшись до нас із відповідним запитом. Про те, скільки коштує зберігання резервних копій у хмарі, ми писали в окремій статті.

Крок 3. Уточнили у клієнта, чи потрібен йому безкоштовний тестовий період роботи на сервері у межах стандартного періоду — 7 днів. Та, оскільки замовник звернувся до нас за рекомендацією партнера, такої потреби не було. Клієнт надав нам кредит довіри та одразу почав роботу на контрактній основі, приєднавшись до Публічного договору (оферти).

Крок 4. Фахівці служби технічної підтримки Tucha розгорнули з готового шаблону віртуальну машину потрібної конфігурації та надіслали електронним листом клієнту всі необхідні дані для доступу до сервера та панелі керування ним. До речі, розібратися з роботою на сервері та з панеллю керування зокрема допоможе наша наочна стаття.

Крок 5. Спільно з замовником погодили всі етапи міграції.

Крок 6. Почали безпосередній процес перенесення даних у хмару. Розглянемо цей крок детальніше.

Для роботи бухгалтерії замовника у хмарі наші фахівці служби технічної підтримки виконали такі дії:

1.    Розгорнули віртуальну машину потрібної конфігурації з шаблону, встановили операційну систему з необхідним програмним забезпеченням для розміщення платформи 1С:Підприємство.

Бажано, аби задачу з перенесення роботи цієї програми у хмару виконували фахівці, які безпосередньо налаштовували її для замовника. Це важливо тому, що налаштування роботи з програмою 1С:Підприємство для кожної окремої компанії має безліч особливостей, про які якнайкраще знають саме ці фахівці. У випадку, який ми наразі описуємо, склалося саме так: для перенесення у хмару роботи платформи були залучені фахівці компанії-партнера, які впроваджували її для клієнта та постійно обслуговували програму.

Тому, зі свого боку, ми сконтактували з командою партнера для погодження особливостей міграції та забезпечення всіх необхідних ресурсів.

2.    Перенесли у хмару мережеву версію програми M.E.Doc.

Процес перенесення цієї програми нескладний: ми скопіювали базу даних з фізичного сервера клієнта та розмістили її на новій віртуальній машині. Тобто перенесення безпосередньо програми не потребується — її достатньо завантажити з офіційного сайту та оновити до тієї версії, якою зазвичай користується клієнт.

3.    Винесли у хмару базу даних програми M.E.Doc.

Для цього клієнт надав нам доступ до програми, розміщеної на його локальному сервері. За допомогою можливостей інтерфейсу ми створили резервну копію бази даних M.E.Doc та перенесли її на нову віртуальну машину.

Також іноді клієнти передають нам створений власноруч бекап бази даних, а фахівці Tucha безпосередньо розміщують її у хмарі.

4.    Налаштували підключення токенів.

Для цього у програмі для підключення до віддаленого робочого столу позначили галочкою відповідний чек-бокс — «Смарт-карти або Windows Hello для бізнесу» у розділі «Локальні пристрої та ресурси».

5.    Створили робочі місця користувачів на сервері.

Покрокове виконання цієї задачі ми описували у спеціальній статті.

6.    Встановили на сервер пакет офісних програм Microsoft Office.

Цей крок фахівці нашої служби технічної підтримки виконали, підключивши до сервера віртуальний диск з дистрибутивом пакету програм Microsoft Office. Процес встановлення здійснюється швидко — всього за декілька хвилин.

7.    Завантажили інтернет-браузер на сервер та створили загальну папку для користувачів.

8.    Встановили програму для керування резервними копіями.

Для простої та ефективної роботи з бекапами і керування ними ми встановили клієнту програму Cobian Backup за цією наочною інструкцією.

Для того аби посилити безпеку розміщення програм і даних, ми запропонували клієнту доповнити рішення одним з інструментів захисту даних, а саме — додатковою виділеною IP-адресою із закордонною геолокацією.

Вартість роботи з бухгалтерією у хмарі для клієнта сформувалася з таких складових:

• Оренда віртуальної машини на базі сервісу TuchaFlex+ — 73,00 євро/місяць (тут і далі — у гривнях за курсом НБУ на перше число поточного місяця).
• Послуга надання і підтримки додаткової виділеної IP-адреси зі стороннього адресного діапазону — 10 євро/місяць.
• Оренда ліцензії Microsoft® Windows Server Standard (1 пак) — 20 євро/місяць. Зазначимо, що тарифікація здійснюється за загальною кількістю ядер центральних процесорів. Ліцензії надаються паками, 1 пак містить у собі 2 ліцензії. 
• Оренда ліцензій Microsoft® Windows Remote Desktop Services (термінальний доступ для чотирьох користувачів) — 34 євро/місяць. Вартість оренди однієї ліцензії для одного користувача складає 8,50 євро/місяць.
• Користування хмарним бекап-хостингом на базі сервісу TuchaBackup — 5 євро/місяць.
• Постійне адміністрування сервера (вид технічної підтримки) — 41,50 євро/місяць (50% від вартості сервера).

Відповідно, зручна та надійна робота з бухгалтерією коштує клієнту всього 183,50 євро/місяць.

Важливо, що в межах вибраного виду технічної підтримки послугу з перенесення програм і даних на віртуальний сервер ми надали клієнту безкоштовно. Нагадаємо, що вартість послуги з міграції складає 100% від вартості сервера одноразово, але не менше ніж 30 та не більше ніж 300 євро. 

Ефективне та швидке рішення задачі клієнта — це завжди спільна узгоджена робота команди Tucha і команди замовника.

Отже, з нашого боку над проєктом працювали:

• Фахівець служби підбору рішень, який обговорив з клієнтом усі особливості його задачі, допоміг визначитися з потрібним сервісом і конфігурацією та скоординував подальші дії замовника з іншими службами нашої компанії.
• Фахівці служби технічної підтримки, котрі погодили з замовником технічні питання (встановлення та налаштування потрібної операційної системи і необхідного програмного забезпечення), розгорнули віртуальну машину з шаблону, перенесли дані на хмарний сервер клієнта. Також наші фахівці допомогли організувати віддалені робочі місця для кожного співробітника, налаштували роботу з периферійними пристроями та програмами для роботи з бекапами даних.
• Абонентський відділ, який виконує функцію ведення взаєморозрахунків з клієнтом.

Етапи, у яких клієнт був найбільш залученим, — це підбір рішення та конфігурації (опис задачі, потреб та бажаного результату), а також взаємодія з фахівцями компанії-партнера, яка спеціалізується на роботі з конкретними програмами (у нашому випадку йдеться про платформу 1С:Підприємство). У разі потреби контактували з клієнтом за допомогою месенджерів або телефонних дзвінків для погодження окремих питань.

Якістю перенесення програм і даних у хмару наш замовник задоволений. Усього за два дні відбувся весь процес — від виявлення потреб і підбору рішення для клієнта до остаточних налаштувань у хмарі та початку роботи у ній замовника. Крім того, ми допомогли команді клієнта розібратися з роботою на сервері на початковому етапі.

Винесення роботи бухгалтерського відділу компанії у хмару — справді корисне рішення для роботи бізнесу, вигідне для власника та зручне для команди. А у сучасних умовах можливість безпечно та зручно працювати віддалено — справжня нагальна потреба.

Набутий досвід у підборі хмарних сервісів, якісній міграції програм і даних у хмару та забезпеченні подальшої безперебійної роботи з ними дозволяє нам пропонувати клієнтам дійсно найкращі хмарні рішення. Якщо у вас також є задача для команди Tucha або залишилися питання до наших фахівців, впевнено звертайтеся! Телефонуйте +380 44 583-5-583 або пишіть нам на адресу sales@tucha.ua і забезпечте своєму бізнесу надійну роботу вже сьогодні.