Перенесення роботи всього офісу у хмари. Розбираємо типовий випадок

  1. Головна
  2. Хмарні рішення
  3. Перенесення роботи всього офісу у хмари. Розбираємо типовий випадок
Категорії

Розгортання віддаленого офісу — досить поширена задача, з якою до нас звертаються клієнти. Особливо популярним цей запит став з початком карантинних обмежень. На основі проєктів, реалізованих впродовж останнього року, розбираємо типовий випадок того, як організувати віддалений офіс для команди з 25 осіб всього за 3 робочих дні без простоїв у роботі та з мінімальними витратами. Отже, з цієї статті ви дізнаєтесь:

  • як відбувається розгортання офісу у хмарах крок за кроком;
  • які складнощі можуть виникнути в процесі та як їх вирішити;
  • скільки коштує перенесення робочих процесів компанії у хмари.
Хто наш клієнт

Отож, компанія, що звернулася до нас із задачею організації віддаленої роботи для всіх співробітників, спеціалізується на інтернет-торгівлі. До переїзду у хмару команда замовника, яка складається з 25 співробітників, працювала у просторому офісі в Києві. 

До речі, вебсайт компанії вже декілька років розміщувався та стабільно працював у хмарах від Tucha.

Чому виникла задача у клієнта

До переїзду у хмару більшість даних клієнта розміщувалася на фізичних серверах в офісі, які були обладнані ще з часів заснування компанії. 

Задача перенести офіс у хмару виникла у замовника у зв’язку з впровадженням карантину. Оскільки найбільш безпечним та зручним форматом в цей період є саме віддалена робота, потреба винаймати великий фізичний офіс у компанії зникла. Цьому посприяло також те, що напрям діяльності компанії не вимагає обов’язкової присутності в офісі всіх співробітників. Тобто команда може ефективно працювати з дому: усе, що необхідно для роботи, — це ІТ-інфраструктура у хмарі. Відповідно, кожному співробітнику потрібні лише наявність гаджету (ПК або ноутбуку), стабільне інтернет-підключення та налаштований доступ до віддаленого робочого столу.

Які умови задачі поставив перед командою Tucha клієнт

Задача клієнта полягала в організації віддаленої роботи для всієї команди у найкоротші терміни, зі збереженням цілісності даних компанії та у межах виділеного замовником бюджету.

У хмару необхідно було перенести роботу всіх співробітників компанії, а саме: 

  • бухгалтерського відділу (5 фахівців);
  • відділу продажів (7 фахівців);
  • системних адміністраторів (2 фахівці);
  • маркетингової служби (4 фахівці);
  • юридичного відділу (2 фахівці);
  • логістичної служби (2 фахівці);
  • менеджменту компанії (3 фахівці). 

Після ознайомлення із задачею клієнта ми виокремили такі основні вимоги до переїзду:

  • забезпечити команді замовника стабільний доступ до віддалених робочих столів у режимі 24×7;
  • якісно та без жодних втрат перенести всі важливі дані компанії на віртуальний сервер;
  • мінімізувати витрати часу на розгортання офісу у хмарах.
З чого почалася реалізація проєкту

Для того, щоб підібрати влучний сервіс та необхідну конфігурацію для вирішення задачі клієнта, ми уточнили, де він бажає розміщувати дані. Для замовника це було не надто важливо — дані можна було розмістити як в Україні, так і поза її межами.

А от на що клієнт звернув нашу увагу, то це на те, що для нього важлива швидкодія: для роботи потрібні потужні віртуальні сервери, які допоможуть досягти максимальної ефективності.

На основі побажань замовника ми запропонували йому розгорнути віртуальну машину на базі сервісу TuchaBit+ у конфігурації 16 юнітів (тобто пакетів збалансованих ресурсів). А це:

  • 8 CPU; 
  • 32 ГБ RAM; 
  • 240 ГБ SSD;
  • 1 IP-адреса.

Також для зберігання документів та файлів клієнта на сервері ми порекомендували додати 100 ГБ дискового простору на базі HDD.

Для перенесення коробкової версії CRM Бітрікс24, з якою працював замовник, наші фахівці розгорнули ще одну віртуальну машину на базі сервісу TuchaBit у конфігурації 4 юніти, а саме:

  • 2 CPU;
  • 4 ГБ RAM
  • 100 ГБ SSD;
  • 1 IP-адреса.

Щодо розміщення системи забезпечення роботи IP-телефонії FreePBX, для цього ми створили окрему віртуальну машину теж на базі сервісу TuchaBit у конфігурації 2 юніти:

  • 1 CPU; 
  • 2 ГБ RAM; 
  • 50 ГБ SSD;
  • 1 IP-адреса.

Також додали 1 додаткове ядро. 

А для розміщення корпоративної пошти клієнта влучним рішенням став хмарний хостинг на базі сервісу TuchaHosting у тарифі 25 ГБ. Оскільки ми і раніше розміщували вебсайти клієнта, нам навіть не довелося активувати окремо цю послугу — ми просто узгодили з клієнтом зміну тарифного плану.

Зазначимо, що у нас є й інші варіанти сервісів та конфігурацій для вирішення практично будь-яких задач клієнтів. Наприклад, якщо потрібне більш бюджетне рішення, ми запропонуємо розгорнути віртуальну машину на базі сервісу TuchaBit з розміщенням в Україні. Якщо потрібне розташування даних за кордоном та вимоги до швидкодії є стандартними, підійде сервіс TuchaFlex+. Словом, усі рішення ми підбираємо відповідно до умов конкретного клієнта.

Далі клієнт повідомив нас про те, які саме дані потрібно перенести на віртуальний сервер (розглянемо цей етап далі більш детально).

Перед початком співпраці клієнт завжди може протестувати роботу своєї інфраструктури в нашому хмарному середовищі в межах стандартного періоду — 7 днів. Проте цей клієнт вже довгий час співпрацював з нами і довіряв нам, тож для прийняття рішення йому вистачило і одного дня тестування.

Що було далі

Клієнт приєднався до Публічного договору (оферти), а наші фахівці зі служби технічної підтримки узгодили з клієнтом, які програми та дані необхідно перенести на віртуальний сервер, розгорнули віртуальні машини із заздалегідь створених шаблонів, надіслали йому реквізити доступу до серверів і панелі керування хмарним ЦОД, а потім спільно з повноважними представниками замовника склали чіткий план міграції у хмару. 

До речі, про те, як самостійно почати роботу на віртуальному сервері Tucha та що варто робити крок за кроком, ми писали в окремій статті

Вирішення задачі

Фахівці служби технічної підтримки Tucha виконали такі кроки для налаштування необхідного робочого оточення на сервері та організації віддаленого доступу до нього для співробітників компанії замовника.

1)    Винесли у хмару програму M.E.Doc для роботи бухгалтерії.

Для виконання цієї задачі необхідно перенести у хмару лише базу даних, а не безпосередньо програму M.E.Doc, що ми і зробили. Сама ж програма встановлюється з офіційного сайту розробника та оновлюється до потрібної клієнту версії.

2)    Перенесли у хмару коробкову версію Бітрікс24, з якою працював замовник.

Для цього ми спочатку розгорнули операційну систему з необхідним програмним забезпеченням на віртуальній машині, яку створили для замовника. Далі отримали від клієнта доступ до його локального сервера та зробили бекапи тих даних, які необхідно розмістити у хмарі. Потім перенесли на віртуальний сервер резервні копії даних клієнта, розгорнули з них CRM-систему та переконалися, що все відображається так само, як і на локальному сервері. Детально про особливості розміщення коробки Бітрікс24 у хмарі ми писали у спеціальній статті.

Зазначимо, що не завжди ми власноруч створюємо бекапи даних клієнтів. Іноді замовники самостійно створюють архіви та просто надають нам доступ до них.

3)    Встановили пакет офісних програм Microsoft Office на сервер. 

Наші фахівці підключили до віртуальної машини клієнта віртуальний диск, на якому зберігається дистрибутив Microsoft Office, та встановили його на сервер за лічені хвилини. Ліцензії на програмне забезпечення клієнт може використовувати свої (як у даному випадку) або орендувати у нас, оскільки ми є партнером Microsoft за програмою SPLA.

4)    Розмістили у хмарі IP-телефонію.

Для перенесення IP-телефонії у хмару ми розгорнули на окремому сервері систему FreePBX та налагодили базовий функціонал (SIP-канал для зв’язку з оператором телефонії, внутрішні номери, групи). Цього виявилося цілком достатньо для того, щоб співробітники клієнта мали можливість користатися своїми внутрішніми номерами, підключаючись до хмарної АТС звідки завгодно.

5)    Перенесли файли та документи компанії у хмару.

На фізичному сервері клієнта ми створили архіви файлів та документів, які потрібні йому для роботи на віртуальній машині. Далі ми завантажили їх в окреме сховище, яке виділили для цього клієнта, а звідти вже перенесли ці дані безпосередньо на віртуальний сервер клієнта.

6)    Перенесли корпоративну пошту замовника у хмару.

Щоб розмістити корпоративну пошту компанії на віртуальній машині, ми налаштували для клієнта поштові сервіси TuchaHosting та створили відповідні поштові скриньки, а потім перенесли всі електронні листи з машин, на яких працювали користувачі раніше.

7)    Налаштували VPN для доступу з офісу (site-to-site) і для мобільних користувачів (client-to-site). 

Покроковий процес об’єднання локальної мережі клієнта з віртуальним сервером ми описували в окремій статті. А про налаштування безпечного підключення користувачів до хмарного сервера за допомогою VPN-з’єднання детально розповідали тут.  

8)    Налаштували друк з віддаленого сервера на локальних принтерах. 

Про те, як ми зазвичай виконуємо цей крок, є окрема стаття

Щодо перенесення на сервер платформи 1С:Підприємство та її даних, цю задачу виконав фахівець, який спеціалізується на роботі з програмою. Зазвичай замовник віддає цю задачу відповідним фахівцям на аутсорсинг.

Взагалі, якщо на боці замовника є фахівець, який безпосередньо налаштовував йому роботу з програмою 1С:Підприємство або який добре знається на ній, бажано, аби задачу з перенесення продукту у хмару виконував саме він. Це обумовлено тим, що здебільшого налаштування програми у кожного клієнта здійснено специфічно та має свої особливості.

Що додалося під час реалізації проєкту

Під час підготовки та перенесення даних у хмару ми звернули увагу клієнта на важливість безпечного зберігання резервних копій і запропонували замовнику заразом потурбуватися і про розміщення бекапів, адже це питання є досить важливим для надійної роботи з даними. У вирішенні цієї задачі допоміг хмарний бекап-хостинг на базі сервісу TuchaBackup. Конфігурацію підібрали відповідно до поточних потреб клієнта та обсягу резервних копій даних, які потрібно зберігати у хмарі, — 300 ГБ. З часом, якщо замовнику знадобиться більша кількість місця на диску, тариф можна швидко та просто змінити. Детальніше про організацію зберігання резервних копій у хмари читайте у статті.

Які обмеження були в реалізації проєкту

Головним обмеженням стала умова перенести офіс замовника у хмару без простоїв у роботі компанії. Для того щоб виконати цю задачу, впродовж трьох робочих днів ми заздалегідь підготували всі дані та програми клієнта для перенесення у хмару (налаштували, скопіювали та перевірили все разом з представниками клієнта), а потім за 1 ніч провели фінальну синхронізацію даних. 

Також перед нами постала задача підібрати для клієнта влучне рішення та організувати переїзд у хмару в межах наданого ним бюджету. Тобто певним обмеженням можна назвати фінанси.

Окрім цього, іноді клієнти, що звертаються до нас, не мають у штаті кваліфікованих ІТ-фахівців, які могли б швидко та якісно підготувати робочі місця команди до перенесення у хмару. Тому одним з таких обмежень теж є нестача кадрів. Варто зазначити, що ми ефективно працюємо з кожним з цих типів обмежень.

Рішення задачі замовника — стандартне або індивідуальне?

Щоразу підбір рішень для клієнтів, які б відповідали їх потребам та виділеному бюджету, — це поєднання стандартного та індивідуального підходів. 

З одного боку, ми пропонуємо клієнтам варіанти розв’язання їх задач на базі існуючих хмарних сервісів Tucha та за розробленими нами стандартами роботи із замовниками. З іншого ж боку, підбір кожного рішення передбачає індивідуальний підхід до клієнта з урахуванням усіх його потреб: 

  • бажаного місця розташування дата-центрів;
  • необхідної конфігурації ресурсів;
  • потребі у додаткових сервісах для рішення задач клієнта (організації зберігання резервних копій, хостингу пошти або сайту тощо); 
  • залучення допоміжних інструментів захисту даних;
  • виділеного бюджету та часу для реалізації проєкту та ряду інших чинників, які можуть бути різними у кожного клієнта.

Тому підбір кожного рішення має певний вироблений алгоритм, але при цьому останнє слово завжди залишається за індивідуальними потребами клієнта.

Хто саме працював над проєктом

Для успішної реалізації проєкту необхідна злагоджена робота обох сторін — нашої команди та команди замовника. 

З нашого боку для роботи над задачею були залучені такі фахівці:

Менеджер з підбору рішень, який виконує такі функції:

  • комунікація з клієнтом для обговорення його задачі;
  • допомога у підборі потрібного сервісу та конфігурації;
  • координація клієнта з іншими відділами нашої компанії;
  • фіксація домовленостей та отримання реквізитів клієнта;
  • підтримка зв’язку з клієнтом впродвож усього періоду співпраці.

Абонентський відділ:

  • подальше ведення всіх взаєморозрахунків з клієнтом. 

Служба технічної підтримки:

  • погодження з клієнтом вибору ОС для встановлення на сервері;
  • розгортання віртуальної машини з шаблону;
  • погодження та налаштування програмного забезпечення для встановлення на сервері клієнта та кількості користувачів і їх прав, а також погодження розмітки дискового простору на сервері та наявності окремого диска для даних;
  • архівування та перенесення у хмару даних клієнта;
  • допомога у підключенні до сервера кожному користувачу;
  • налаштування прокидання принтерів за допомогою RDP-клієнта та друку з сервера;
  • встановлення та перевірка роботи програми для резервного копіювання даних;
  • вирішення супутних задач на першому етапі роботи клієнта;
  • цілодобова підтримка та допомога у вирішенні питань, що виникають.

З боку замовника залучені такі фахівці:

  • Керівник компанії: приймає рішення щодо переходу у віддалений формат роботи, затверджує бюджет на вирішення задачі.
  • Системний адміністратор (опціонально): оцінує технічні потреби компанії для переходу у хмари, веде комунікацію з командою провайдера щодо підбору потрібного рішення, виконує частину задач, пов’язану з перенесенням даних у хмару.
  • Фінансова служба: оплата рахунків. 
Як виглядає результат

Як результат виконаної роботи з боку фахівців Tucha, команда замовника впродовж трьох робочих днів та без жодних простоїв у роботі мігрувала у хмару. Для кожного співробітника було створене окреме робоче місце з усіма необхідними йому для роботи програмами та даними, а також налаштоване зручне і захищене підключення до віддаленого робочого столу. 

Завдяки впровадженню у роботу хмарних технологій компанія замовника зберегла повну працездатність, а команда отримала змогу ефективно та безпечно працювати з дому у будь-який час. До того ж, перенесення робочих даних компанії у хмару допомогло компанії згодом винаймати офіс з меншою площею, відповідно — додатково зберегти кошти на оренді приміщення, а також заощадити на обслуговуванні фізичної ІТ-інфраструктури. 

А якби клієнт не звернувся до провайдера з такою задачею?

Якби все залишилось так, як і до карантину... Ймовірно, єдиним варіантом стало б відвідування офісу, проте це було б небезпечним рішенням. Оскільки наш клієнт свідомо ставиться до всіх карантинних заходів, єдиним правильним рішенням у цій ситуації стала міграція у хмару.

Скільки коштувало вирішення задачі клієнту

Вартість вирішення задачі клієнта складається з таких компонентів: 

  • Вибраного сервісу та конфігурації віртуальної машини, а саме суми її оренди за місяць. У нашому випадку, нагадаємо, це сервіс TuchaBit+ у конфігурації 16 юнітів вартістю 162 євро/місяць (тут і далі — оплата здійснюється у гривневому еквіваленті за курсом НБУ на перше число поточного місяця). Також додаємо вартість додаткового HDD-простіру 100 ГБ, який коштує 10 євро/місяць. Разом — 172 євро/місяць.  
  • Оренди віртуальної машини для хостингу коробки Бітрікс24 на базі сервісу TuchaBit у конфігурації 4 юніти, що коштує 38 євро/місяць. 
  • Віртуального серверу на базі сервісу TuchaBit для розміщення системи забезпечення роботи IP-телефонії FreePBX: 2 юніти вартістю 20 євро/місяць + 1 додаткове ядро вартістю 5 євро/місяць. Усього — 25 євро/місяць. 
  • Користування shared-хостингом на базі сервісу TuchaHosting у пакеті 25 ГБ, вартість якого — 10 євро/місяць. 
  • Користування хмарним бекап-хостингом на базі сервісу TuchaBackup в обсязі 300 ГБ місця на диску, а це — 30 євро/місяць. 
  • Послуги з міграції даних у хмару, вартість якої — 100% від вартості сервера одноразово. На нашому прикладі — це 172 євро відповідно. 
  • Вартості технічної підтримки, яку вибрав клієнт на період співпраці. Серед 4 видів підтримки наш замовник вибрав базовий рівень, який надається безкоштовно. А для сервера, на якому працює коробка Бітрікс24 та використовується типовий набір ПЗ під назвою Bitrix Environment, надається безкоштовна технічна підтримка по гарантії. Детальніше про умови цього виду підтримки та його переваги можна дізнатися тут.

Відповідно, безпечна робота всієї команди з 25 осіб у хмарах коштує клієнту всього 275 євро/місяць. Додатково він оплатив послугу з налаштування сервера під свої конкретні задачі та перенесення даних, а це — 172 євро одноразово. 

Нагадаємо, що ми наводимо лише один приклад, тому цифри орієнтовні і залежать від задач кожного окремого клієнта.

Хто та як може використати наведений приклад

Перенести роботу у хмару можна для будь-якої компанії, напрям діяльності якої дозволяє виконувати основний обсяг роботи у віддаленому форматі без втрати працездатності. При цьому не має значення, роботу скількох співробітників необхідно перенести на віртуальний сервер — 3 або 100, скільки та які саме дані необхідно розмістити у хмарі. Для кожного клієнта ми підберемо саме те рішення, що якнайкраще задовольнить усі його потреби. 

Якщо необхідно організувати віддалений доступ для окремих підрозділів компанії або навіть співробітників, це також легко зробити. Ось, наприклад, скільки коштує перенесення бухгалтерії або розміщення сайту у хмарі. 

Резюме в цифрах
  • 25 — кількість співробітників, для яких ми організували віддалену роботу у хмарі.
  • 12 — програми, з якими відтепер компанія ефективно працює у хмарах.
  • 10 — місяців досвіду успішної роботи компанії замовника у хмарах.
  • 7 — фахівці, які працювали з клієнтом з боку команди Tucha. 
Як висновок

Перенесення робочих процесів компанії у хмару — це не складно, якщо довірити цю задачу досвідченому та відповідальному провайдеру. Якщо ви теж бажаєте надійно та безпечно працювати у хмарі всією командою, пишіть нам на адресу sales@tucha.ua або телефонуйте за номером +380 44 583-5-583. Ми радо підберемо влучне рішення та все організуємо!

Розкажіть нам про свою задачу

Наші експерти зв'яжуться з Вами найближчим часом і допоможуть підібрати краще рішення

Поділитися:
Статті по темі

Винесення бухгалтерії у хмари — перевірений спосіб забезпечити надійну віддалену роботу з програмами і даними. А для того щоб процес організації не був задачею з кількома невідомими, ми зібрали в одній статті добірку корисних матеріалів з цієї теми: від вибору хмарного провайдера до етапу безпосередньої роботи з даними на сервері. Читайте, користуйтеся та мігруйте впевнено! 

Продовжуємо розбирати вирішення типових хмарних задач для клієнтів. На черзі — приклад вирішення ще однієї популярної задачі з перенесення коробкової версії CRM-системи Бітрікс24 у хмару, яку ми нещодавно реалізували для клієнта. 

Досить часто компаніям потрібно перенести у хмару роботу окремої служби, і один з найбільш популярних запитів — винесення бухгалтерії на віртуальний сервер. Тому на основі однієї з численних реалізованих задач ми вирішили поетапно розібрати типовий приклад перенесення бухгалтерії у хмару

Сьогодні без сайту нікуди. Навіть якщо бізнес працює офлайн, мати сторінку в інтернеті — це вже не примха, а необхідність...

У хмарній інфраструктурі ваш сайт працює стабільно і швидко, а ви обмежуєтесь мінімальними вкладеннями в ІТ-обладнання. Чим ще корисні хмари в e-commerce?

Закрити
Замовити зворотний дзвінок

Будь ласка, перевірте правильність заповнення поля з номером телефону

Поля обов'язкові для заповнення.

Ми використовуємо cookies.

Ми використовуємо файли cookies, щоб забезпечити основні функціональні можливості на нашому сайті і збирати дані про те, як відвідувачі взаємодіють з нашим сайтом, продуктами і послугами. Натискаючи Прийняти або продовжуючи використовувати цей сайт, ви погоджуєтеся з тим, що ми використовуємо ці інструменти для реклами і аналітики згідно з «Політикою про файли сookies»

ПрийнятиВідмовитись