Перенос работы всего офиса в облака. Разбираем типовой случай

  1. Главная
  2. Облачные решения
  3. Перенос работы всего офиса в облака. Разбираем типовой случай
Категории

Развёртывание удалённого офиса — довольно распространённая задача, с которой к нам обращаются клиенты. Особенно популярным этот запрос стал с началом карантинных ограничений. На основе проектов, реализованных в течение последнего года, разбираем типовой случай того, как организовать удалённый офис для команды из 25 человек всего за 3 рабочих дня без простоев в работе и с минимальными затратами. Итак, из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит развёртывание офиса в облаках шаг за шагом;
  • какие сложности могут возникнуть в процессе и как их решить;
  • сколько стоит перенос рабочих процессов компании в облака.
Кто наш клиент

Компания, которая обратилась к нам с задачей организации удалённой работы для всех сотрудников, специализируется на интернет-торговле. До переезда в облако команда заказчика, которая состоит из 25 сотрудников, работала в просторном офисе в Киеве.

Кстати, веб-сайт компании уже несколько лет находился и стабильно работал в облаках от Tucha.

Почему возникла задача у клиента

До переезда в облако большинство данных клиента размещалось на физических серверах в офисе, которые были оборудованы ещё со времен основания компании.

Задача перенести офис в облако возникла у заказчика в связи с внедрением карантина. Поскольку наиболее безопасным и удобным форматом в этот период является именно удалённая работа, потребность арендовать большой физический офис у компании исчезла. Этому способствовало также то, что направление деятельности компании не требует обязательного присутствия в офисе всех сотрудников. То есть команда может эффективно работать из дома: всё, что необходимо для работы, — это ИТ-инфраструктура в облаке. Соответственно, каждому сотруднику нужны только наличие гаджета (ПК или ноутбука), стабильное интернет-подключение и настроенный доступ к удалённому рабочему столу.

Какие условия задачи поставил перед командой Tucha клиент

Задача клиента заключалась в организации удалённой работы для всей команды в кратчайшие сроки, с сохранением целостности данных компании и в рамках выделенного заказчиком бюджета.

В облако необходимо было перенести работу всех сотрудников компании, а именно:

  • бухгалтерского отдела (5 специалистов);
  • отдела продаж (7 специалистов);
  • системных администраторов (2 специалиста);
  • маркетинговой службы (4 специалиста);
  • юридического отдела (2 специалиста);
  • логистической службы (2 специалиста);
  • менеджмента компании (3 специалиста).

После ознакомления с задачей клиента мы выделили следующие основные требования к переезду:

  • обеспечить команде заказчика стабильный доступ к удалённым рабочим столам в режиме 24×7;
  • качественно и без потерь перенести все важные данные компании на виртуальный сервер;
  • минимизировать затраты времени на развёртывание офиса в облаках.
С чего началась реализация проекта

Для того чтобы подобрать точный сервис и необходимую конфигурацию для решения задачи клиента, мы уточнили, где он желает размещать данные. Для заказчика это было не слишком важным — данные можно было разместить как в Украине, так и за её пределами.

А вот на что клиент обратил наше внимание, так это на то, что для него важно быстродействие: для работы нужны мощные виртуальные серверы, которые помогут достичь максимальной эффективности.

На основе пожеланий заказчика мы предложили ему развернуть виртуальную машину на базе сервиса TuchaBit+ в конфигурации 16 юнитов (т.е. пакетов сбалансированных ресурсов). А это:

  • 8 CPU;
  • 32 ГБ RAM;
  • 240 ГБ SSD;
  • 1 IP-адрес.

Также для хранения документов и файлов клиента на сервере мы порекомендовали добавить 100 ГБ дискового пространства на базе HDD.

Для переноса коробочной версии CRM Битрикс24, с которой работал заказчик, наши специалисты развернули ещё одну виртуальную машину на базе сервиса TuchaBit в конфигурации 4 юнита, а именно:

  • 2 CPU;
  • 4 ГБ RAM
  • 100 ГБ SSD;
  • 1 IP-адрес.

Что касается размещения системы обеспечения работы IP-телефонии FreePBX, для этого мы создали отдельную виртуальную машину тоже на базе сервиса TuchaBit в конфигурации 2 юнита:

  • 1 CPU;
  • 2 ГБ RAM;
  • 50 ГБ SSD;
  • 1 IP-адрес.

Также добавили 1 дополнительное ядро.

А для размещения корпоративной почты клиента подходящим решением стал облачный хостинг на базе сервиса TuchaHosting в тарифе 25 ГБ. Поскольку мы и раньше размещали веб-сайты клиента, нам даже не пришлось активировать отдельно эту услугу — мы просто согласовали с клиентом смену тарифного плана.

Отметим, что у нас есть и другие варианты сервисов и конфигураций для решения практически любых задач клиентов. Например, если требуется более бюджетное решение, мы предложим развернуть виртуальную машину на базе сервиса TuchaBit с размещением в Украине. Если нужно размещение данных за рубежом и требования к быстродействию являются стандартными, подойдет сервис TuchaFlex+. Одним словом, все решения мы подбираем в соответствии с условиями конкретного клиента.

Далее клиент сообщил нам о том, какие именно данные нужно перенести на виртуальный сервер (рассмотрим этот этап далее более подробно).

Перед началом сотрудничества клиент всегда может протестировать работу своей инфраструктуры в нашей облачной среде в пределах стандартного периода — 7 дней. Однако этот клиент уже долгое время сотрудничал с нами и доверял нам, поэтому для принятия решения ему хватило и одного дня тестирования.

Что было дальше

Клиент присоединился к Публичному договору (оферте), а наши специалисты из службы технической поддержки согласовали с клиентом, какие программы и данные необходимо перенести на виртуальный сервер, развернули виртуальные машины из заранее созданных шаблонов, прислали ему реквизиты доступа к серверам и панели управления облачным ЦОД, а затем совместно с уполномоченными представителями заказчика составили чёткий план миграции в облако.

Кстати, о том, как самостоятельно начать работу на виртуальном сервере Tucha и что следует делать шаг за шагом, мы писали в отдельной статье.

Решение задачи

Специалисты службы технической поддержки Tucha выполнили следующие шаги для настройки необходимого рабочего окружения на сервере и организации удалённого доступа к нему для сотрудников компании заказчика.

1. Вынесли в облако программу M.E.Doc для работы бухгалтерии.

Для выполнения этой задачи необходимо перенести в облако лишь базу данных, а не непосредственно программу M.E.Doc, что мы и сделали. Сама же программа устанавливается с официального сайта разработчика и обновляется до нужной клиенту версии.

2. Перенесли в облако коробочную версию Битрикс24, с которой работал заказчик.

Для этого мы сначала развернули операционную систему с необходимым программным обеспечением на виртуальной машине, которую создали для заказчика. Далее получили от клиента доступ к его локальному серверу и сделали бекапы тех данных, которые необходимо разместить в облаке. Потом перенесли на виртуальный сервер резервные копии данных клиента, развернули из них CRM-систему и убедились, что всё отображается так же, как и на локальном сервере. Подробно об особенностях размещения коробки Битрикс24 в облаке мы писали в специальной статье.

Отметим, что не всегда мы собственноручно создаем бекапы данных клиентов. Иногда заказчики самостоятельно создают архивы и просто предоставляют нам доступ к ним.

3. Установили пакет офисных программ Microsoft Office на сервер.

Наши специалисты подключили к виртуальной машине клиента виртуальный диск, на котором хранится дистрибутив Microsoft Office, и установили его на сервер в считанные минуты. Лицензии на программное обеспечение клиент может использовать свои (как в данном случае) или арендовать у нас, поскольку мы являемся партнёром Microsoft по программе SPLA.

4. Разместили в облаке IP-телефонию.

Для переноса IP-телефонии в облако мы развернули на отдельном сервере систему FreePBX и наладили базовый функционал (SIP-канал для связи с оператором телефонии, внутренние номера, группы). Этого оказалось вполне достаточно для того, чтобы сотрудники клиента могли пользоваться своими внутренними номерами, подключаясь к облачной АТС откуда угодно.

5. Перенесли файлы и документы компании в облако.

На физическом сервере клиента мы создали архивы файлов и документов, которые необходимы ему для работы на виртуальной машине. Далее мы загрузили их в отдельное хранилище, которое выделили для этого клиента, а оттуда уже перенесли эти данные непосредственно на виртуальный сервер клиента.

6. Перенесли корпоративную почту заказчика в облако.

Чтобы разместить корпоративную почту компании на виртуальной машине, мы настроили для клиента почтовые сервисы TuchaHosting и создали соответствующие почтовые ящики, а затем перенесли все электронные письма из машин, на которых работали пользователи ранее.

7. Настроили VPN для доступа из офиса (site-to-site) и для мобильных пользователей (client-to-site).

Пошаговый процесс объединения локальной сети клиента с виртуальным сервером мы описывали в отдельной статье. А о настройке безопасного подключения пользователей к облачному серверу с помощью VPN-соединения подробно рассказывали здесь.

8. Настроили печать с удалённого сервера на локальных принтерах.

О том, как мы обычно выполняем этот шаг, есть отдельная статья.

Что касается переноса на сервер платформы 1С:Предприятие и её данных, эту задачу выполнил специалист, который специализируется на работе с программой. Обычно заказчик отдаёт эту задачу соответствующим специалистам на аутсорсинг.

Вообще, если на стороне заказчика есть специалист, который непосредственно настраивал ему работу с программой 1С:Предприятие или специализируется на ней, желательно, чтобы задачу по переносу продукта в облако выполнял именно он. Это обусловлено тем, что в основном настройки программы у каждого клиента осуществлены специфически и имеют свои особенности.

Что добавилось во время реализации проекта

Во время подготовки и переноса данных в облако мы обратили внимание клиента на важность безопасного хранения резервных копий и предложили заказчику заодно позаботиться и о размещении бекапов, поскольку этот вопрос является весьма важным для надёжной работы с данными. В решении этой задачи помог облачный бекап-хостинг на базе сервиса TuchaBackup. Конфигурацию подобрали в соответствии с текущими потребностями клиента и объёмом резервных копий данных, которые нужно хранить в облаке, — 300 ГБ. Со временем, если заказчику понадобится большее количество места на диске, тариф можно быстро и просто изменить. Подробнее об организации хранения резервных копий в облаке читайте в статье.

Какие ограничения были во время реализации проекта

Главным ограничением стало условие перенести офис заказчика в облако без простоев в работе компании. Для того чтобы выполнить эту задачу, в течение трёх рабочих дней мы заранее подготовили все данные и программы клиента для переноса в облако (настроили, скопировали и проверили всё вместе с представителями клиента), а затем за 1 ночь провели финальную синхронизацию данных.

Также перед нами возникла задача подобрать для клиента точное решение и организовать переезд в облако в пределах предоставленного им бюджета. То есть определённым ограничением можно назвать финансы.

Кроме этого, иногда клиенты, которые обращаются к нам, не имеют в штате квалифицированных ИТ-специалистов, которые могли бы быстро и качественно подготовить рабочие места команды к переносу в облако. Поэтому одним из таких ограничений тоже является нехватка кадров. Стоит отметить, что мы эффективно работаем с каждым из этих типов ограничений.

Решение задачи заказчика — стандартное или индивидуальное?

Каждый раз подбор решений для клиентов, которые бы соответствовали их потребностям и выделенному бюджету, — это сочетание стандартного и индивидуального подходов.

С одной стороны, мы предлагаем клиентам варианты решения их задач на базе существующих облачных сервисов Tucha и по разработанным нами стандартам работы с заказчиками. С другой стороны, подбор каждого решения предусматривает индивидуальный подход к клиенту с учётом всех его потребностей:

  • желаемого месторасположения дата-центров;
  • необходимой конфигурации ресурсов;
  • потребности в дополнительных сервисах для решения задач клиента (организации хранения резервных копий, хостинга почты или сайта и т.п.);
  • привлечения вспомогательных инструментов защиты данных;
  • выделенного бюджета и времени для реализации проекта и ряда других факторов, которые могут быть различными у каждого клиента.

Поэтому подбор каждого решения имеет определённый произведенный алгоритм, но при этом последнее слово всегда остаётся за индивидуальными потребностями клиента.

Кто именно работал над проектом

Для успешной реализации проекта необходима слаженная работа обеих сторон — нашей команды и команды заказчика.

С нашей стороны для работы над задачей были привлечены такие специалисты:

Менеджер по подбору решений, который выполняет следующие функции:

  • коммуникация с клиентом для обсуждения его задачи;
  • помощь в подборе нужного сервиса и конфигурации;
  • координация клиента с другими отделами нашей компании;
  • фиксация договорённостей и получение реквизитов клиента;
  • поддержка связи с клиентом на протяжении всего периода сотрудничества.

Абонентский отдел:

  • дальнейшее ведение всех взаиморасчётов с клиентом.

Служба технической поддержки:

  • согласование с клиентом выбора ОС для установки на сервере;
  • развёртывание виртуальной машины из шаблона;
  • согласование и настройка программного обеспечения для установки на сервере клиента, количества пользователей и их прав, а также согласование разметки дискового пространства на сервере и наличия отдельного диска данных;
  • архивирование и перенос в облако данных клиента;
  • помощь в подключении к серверу каждому пользователю;
  • настройка проброса принтеров с помощью RDP-клиента и печати с сервера;
  • установка и проверка работы программы для резервного копирования данных;
  • решение сопутствующих задач на первом этапе работы клиента;
  • круглосуточная поддержка и помощь в решении вопросов, которые возникают.

Со стороны заказчика привлечены следующие специалисты:

  • Руководитель компании: принимает решение о переходе в удалённый формат работы, утверждает бюджет на решение задачи.

  • Системный администратор (опционально): оценивает технические потребности компании для перехода в облака, ведёт коммуникацию с командой провайдера по подбору нужного решения, выполняет часть задач, связанную с переносом данных в облако.

  • Финансовая служба: оплата счетов.

Как выглядит результат

В результате проделанной работы со стороны специалистов Tucha, команда заказчика в течение трёх рабочих дней и без простоев в работе мигрировала в облако. Для каждого сотрудника было создано отдельное рабочее место со всеми необходимыми ему для работы программами и данными, а также настроено удобное и защищённое подключение к удалённому рабочему столу.

Благодаря внедрению в работу облачных технологий компания заказчика сохранила полную работоспособность, а команда получила возможность эффективно и безопасно работать из дома в любое время. К тому же, перенос рабочих данных в облако помог компании впоследствии арендовать офис с меньшей площадью, соответственно — дополнительно сэкономить деньги на аренде помещения, а также сэкономить на обслуживании физической ИТ-инфраструктуры.

А если бы клиент не обратился к провайдеру с такой задачей?

Если бы всё осталось так, как и до карантина... Вероятно, единственным вариантом стало бы посещение офиса, однако это было бы опасным решением. Поскольку наш клиент сознательно относится ко всем карантинным мероприятиям, единственным правильным решением в этой ситуации стала миграция в облако.

Сколько стоило решение задачи клиенту

Стоимость решения задачи клиента состоит из таких компонентов:

  • Выбранного сервиса и конфигурации виртуальной машины, а именно суммы её аренды за месяц. В нашем случае, напомним, это сервис TuchaBit+ в конфигурации 16 юнитов стоимостью 162 евро/месяц (здесь и далее — оплата производится в гривневом эквиваленте по курсу НБУ на первое число текущего месяца). Также добавляем стоимость дополнительного HDD-пространства 100 ГБ, которое стоит 10 евро/месяц. Итого — 172 евро/месяц.
  • Аренды виртуальной машины для хостинга коробки Битрикс24 на базе сервиса TuchaBit в конфигурации 4 юнита, которая стоит 38 евро/месяц.
  • Виртуального сервера на базе сервиса TuchaBit для размещения системы обеспечения работы IP-телефонии FreePBX: 2 юнита стоимостью 20 евро/месяц + 1 дополнительное ядро стоимостью 15 евро/месяц. Всего — 25 евро/месяц.
  • Пользования shared-хостингом на базе сервиса TuchaHosting в пакете 25 ГБ, стоимость которого — 10 евро/месяц.
  • Пользования облачным бекап-хостингом на базе сервиса TuchaBackup в объёме 300 ГБ дискового пространства, а это — 30 евро/месяц.
  • Услуги по миграции данных в облако, стоимость которой — 100% от стоимости сервера однократно. На нашем примере — это 172 евро соответственно.
  • Стоимости технической поддержки, которую выбрал клиент на период сотрудничества. Среди 4 видов поддержки наш заказчик выбрал базовый уровень, который предоставляется бесплатно. А для сервера, на котором работает коробка Битрикс24 и используется типовой набор ПО под названием Bitrix Environment, предоставляется бесплатная техническая поддержка по гарантии. Подробнее об условиях этого вида поддержки и его преимуществах можно узнать здесь.

Соответственно, безопасная работа всей команды из 25 человек в облаках стоит клиенту всего 275 евро/месяц. Дополнительно он оплатил услугу по настройке сервера под свои конкретные задачи и переносу данных, а это — 172 евро единоразово.

Напомним, что мы приводим лишь один пример, поэтому цифры ориентировочные и зависят от задач каждого отдельного клиента.

Кто и как может использовать приведённый пример

Перенести работу в облако можно для любой компании, направление деятельности которой позволяет выполнять основной объём работы в удалённом формате без потери работоспособности. При этом не имеет значения, работу скольких сотрудников необходимо перенести на виртуальный сервер, — 3 или 100, сколько и какие именно данные необходимо разместить в облаке. Для каждого клиента мы подберём именно то решение, которое лучше удовлетворит все его потребности.

Если необходимо организовать удалённый доступ для отдельных подразделений компании или даже сотрудников, это также легко сделать. Вот, например, сколько стоит перенос бухгалтерии или размещение сайта в облаке.

Резюме в цифрах
  • 25 — количество сотрудников, для которых мы организовали удалённую работу в облаке.
  • 12 — программы, с которыми отныне компания эффективно работает в облаках.
  • 10 — месяцев опыта успешной работы компании заказчика в облаках.
  • 7 — специалисты, которые работали с клиентом со стороны команды Tucha.
Как вывод

Перенос рабочих процессов компании в облако — это не сложно, если доверить эту задачу опытному и ответственному провайдеру. Если вы тоже хотите надёжно и безопасно работать в облаке всей командой, пишите нам по адресу sales@tucha.ua или звоните по телефону +380 44 583-5-583. Мы с радостью подберём подходящее решение и всё организуем!

Расскажите нам о своей задаче

Наши эксперты свяжутся с Вами в ближайшее время и помогут подобрать лучшее решение

Поделиться:
Статьи по теме

Вынос бухгалтерии в облака — проверенный способ обеспечить надёжную удалённую работу с программами и данными. А для того чтобы процесс организации не был задачей с несколькими неизвестными, мы собрали в одной статье подборку полезных материалов по этой теме: от выбора облачного провайдера до этапа непосредственной работы с данными на сервере. Читайте, пользуйтесь и мигрируйте уверенно!

Продолжаем разбирать решения типовых облачных задач для клиентов. На очереди — пример решения ещё одной популярной задачи по переносу коробочной версии CRM-системы Битрикс24 в облако, которую мы недавно реализовали для клиента. Из этой статьи вы узнаете:

Достаточно часто компаниям нужно перенести в облако работу отдельной службы, и один из самых популярных запросов — вынос бухгалтерии на виртуальный сервер. Поэтому на основе одной из многочисленных реализованных задач мы решили поэтапно разобрать типичный пример переноса бухгалтерии в облако

Сегодня без сайта некуда. Даже если бизнес работает оффлайн, иметь страничку в интернете — это уже не прихоть, а необходимость ...

В облачной инфраструктуре ваш сайт работает стабильно и быстро, а вы ограничиваетесь минимальными вложениями в ИТ-оборудования. Чем еще полезны облака в e-commerce?

Закрыть
Заказать обратный звонок

Пожалуйста, проверьте правильность заполнения поля с номером телефона

Поля обязательные для заполнения.

Мы используем cookies.

Мы используем файлы cookies, чтобы обеспечить основные функциональные возможности на нашем сайте и собирать данные о том, как посетители взаимодействуют с нашим сайтом, продуктами и услугами. Нажимая Принять или продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с тем, что мы используем эти инструменты для рекламы и аналитики согласно «Политике про файлы сookies»

ПринятьОтказаться