Организация удалённой работы для всей команды. Типичный случай

[UPD] Развёртывание удалённого офиса — задача, которая стала особенно популярной с началом карантина. Однако некоторые компании до сих пор размышляют над её реализацией из-за опасений неизвестного: что нужно для переезда в облака, сложный ли этот процесс и сколько времени он реально занимает, из чего состоит стоимость организации дистанционной работы.

На основе одного из внедрённых нами проектов мы решили подробно разобрать типичный случай того, как организовать удалённый офис для команды из 25 человек за 3 дня без простоев в работе и с минимальными затратами. Статья ответит на главные вопросы:

• как происходит развёртывание офиса в облаках шаг за шагом;
• какие дополнительные задачи могут возникнуть в процессе и как их решить;
• сколько стоит перенос рабочих процессов компании в облака.

Компания, которая обратилась к нам с задачей организации удалённой работы для всех сотрудников, специализируется на интернет-торговле. До переезда в облако команда заказчика, которая состоит из 25 сотрудников, работала в локальном офисе в Киеве.

Кстати, веб-сайт компании уже несколько лет размещался и стабильно работал в облаках от Tucha.

Задача перенести офис в облако возникла в связи с внедрением карантина. Поскольку наиболее безопасным и удобным форматом в этот период является именно удалённая работа, потребность арендовать большой офис у компании исчезла. Этому способствовало также то, что направление деятельности компании не требует обязательного присутствия в офисе всех сотрудников: всё, что необходимо для работы, — это перенести ИТ-инфраструктуру в облака. Соответственно, каждому сотруднику нужны только наличие гаджета (ПК или ноутбука), стабильное интернет-подключение и настроенный доступ к удалённому рабочему столу.

Для того чтобы подобрать подходящий сервис и необходимую конфигурацию для решения задачи клиента, мы уточнили, где он желает размещать данные. Для заказчика это было не слишком важным — данные можно было разместить как в Украине, так и за её пределами.

А вот на что клиент обратил наше внимание, так это на то, что для него важно быстродействие, т.е. нужны виртуальные серверы, которые помогут достичь максимальной эффективности. Требованиям к повышенной скорости работы отвечают машины на базе сервиса TuchaBit+, возможности которого мы подробно описывали в этой статье.

На основе пожеланий заказчика мы предложили ему развернуть виртуальную машину в конфигурации 16 юнитов (т.е. пакетов сбалансированных ресурсов). А это:

• 8 CPU;
• 32 ГБ RAM;
• 240 ГБ SSD;
• 1 IP-адрес.

Также для хранения документов и файлов клиента на сервере порекомендовали добавить 100 ГБ дискового пространства на базе HDD.

Для переноса коробочной версии CRM Битрикс24, с которой работал заказчик, наши специалисты развернули ещё одну виртуальную машину на базе сервиса TuchaBit в конфигурации 4 юнита, а именно:

• 2 CPU;
• 4 ГБ RAM
• 100 ГБ SSD;
• 1 IP-адрес.

Что касается размещения системы обеспечения работы IP-телефонии FreePBX, для этого мы создали отдельную виртуальную машину тоже на базе сервиса TuchaBit в конфигурации 2 юнита:

• 1 CPU;
• 2 ГБ RAM;
• 50 ГБ SSD;
• 1 IP-адрес.

Также добавили 1 дополнительное ядро.

А для размещения корпоративной почты клиента подходящим решением стал облачный хостинг на базе сервиса TuchaHosting в тарифе 25 ГБ. Поскольку мы и раньше размещали в облаке веб-сайты клиента, нам даже не пришлось активировать отдельно эту услугу — мы просто согласовали с клиентом смену тарифного плана. Более подробно о том, в каких ещё случаях будет полезен сервис TuchaHosting, читайте в отдельной статье.

Отметим, что у нас есть и другие варианты сервисов и конфигураций для решения практически любых задач клиентов. Например, если требуется более бюджетное решение, мы предложим развернуть виртуальную машину на базе сервиса TuchaBit с размещением в Украине. Если нужно размещение данных за рубежом и требования к быстродействию являются стандартными, подойдёт сервис TuchaFlex+. Одним словом, все решения мы подбираем в соответствии с условиями конкретного клиента.

Более предметно сориентироваться в облачных сервисах, на базе которых доступны удалённые серверы, поможет наглядный навигатор.

Перед началом сотрудничества клиент всегда может протестировать работу своей инфраструктуры в нашей облачной среде в пределах стандартного периода — 7 дней. Однако этот клиент уже долгое время сотрудничал с нами и доверял нам, поэтому для принятия решения ему хватило и одного дня тестирования.

Клиент присоединился к Публичному договору (оферте), а наши специалисты из службы технической поддержки согласовали с клиентом, какие программы и данные необходимо перенести на виртуальный сервер, развернули виртуальные машины из заранее созданных шаблонов, прислали ему реквизиты доступа к серверам и панели управления облачным ЦОД, а затем совместно с уполномоченными представителями заказчика составили чёткий план миграции в облако.

Кстати, о том, как самостоятельно начать работу на виртуальном сервере Tucha и что следует делать шаг за шагом, мы писали в отдельной статье.

Специалисты службы технической поддержки Tucha выполнили следующие шаги для настройки необходимого рабочего окружения на сервере и организации удалённого доступа к нему для сотрудников компании заказчика.

1. Вынесли в облако программу M.E.Doc для работы бухгалтерии.

Для выполнения этой задачи необходимо перенести в облако лишь базу данных, а не непосредственно программу M.E.Doc, что мы и сделали. Сама же программа устанавливается с официального сайта разработчика и обновляется до нужной клиенту версии.

2. Перенесли в облако коробочную версию Битрикс24, с которой работал заказчик.

Для этого мы сначала развернули операционную систему с необходимым программным обеспечением на виртуальной машине, которую создали для заказчика. Далее получили от клиента доступ к его локальному серверу и сделали бекапы тех данных, которые необходимо разместить в облаке. Потом перенесли на виртуальный сервер резервные копии данных клиента, развернули из них CRM-систему и убедились, что всё отображается так же, как и на локальном сервере.

Отметим, что не всегда мы собственноручно создаем бекапы данных клиентов. Иногда заказчики самостоятельно создают архивы и просто предоставляют нам доступ к ним.

3. Установили пакет офисных программ Microsoft Office на сервер.

Наши специалисты подключили к виртуальной машине клиента виртуальный диск, на котором хранится дистрибутив Microsoft Office, и установили его на сервер в считанные минуты. Лицензии на программное обеспечение клиент может использовать свои (как в этом случае) или арендовать у нас. В частности, речь идёт и о лицензиях Microsoft Remote Desktop Services, которые пригодятся при подключении к удалённому рабочему столу.

Отметим, что Tucha предоставляет клиентам соответствующие услуги по аренде ещё с начала своего основания (по программе SPLA).

4. Разместили в облаке IP-телефонию.

Для переноса IP-телефонии в облако мы развернули на отдельном сервере систему FreePBX и наладили базовый функционал (SIP-канал для связи с оператором телефонии, внутренние номера, группы). Этого оказалось вполне достаточно для того, чтобы сотрудники клиента могли пользоваться своими внутренними номерами, подключаясь к облачной АТС откуда угодно.

5. Перенесли файлы и документы компании в облако.

На физическом сервере клиента мы создали архивы файлов и документов, которые необходимы ему для работы на виртуальной машине. Далее мы загрузили их в отдельное хранилище, которое выделили для этого клиента, а оттуда уже перенесли эти данные непосредственно на виртуальный сервер клиента.

6. Перенесли корпоративную почту заказчика в облако.

Чтобы разместить корпоративную почту компании на виртуальной машине, мы настроили для клиента почтовые сервисы TuchaHosting и создали соответствующие почтовые ящики, а затем перенесли все электронные письма из машин, на которых работали пользователи ранее.

7. Настроили VPN для доступа из офиса (site-to-site) и для мобильных пользователей (client-to-site).

Пошаговый процесс объединения локальной сети клиента с виртуальным сервером мы описывали в отдельной статье. А о настройке безопасного подключения пользователей к облачному серверу с помощью VPN-соединения подробно рассказывали здесь.

8. Настроили печать с удалённого сервера на локальных принтерах.

О том, как мы обычно выполняем этот шаг, есть отдельная статья.

Что касается переноса на сервер платформы 1С:Предприятие и её данных, эту задачу выполнил специалист, который специализируется на работе с программой. Обычно заказчик отдаёт эту задачу соответствующим специалистам на аутсорсинг.

Вообще, если на стороне заказчика есть специалист, который непосредственно настраивал ему работу с программой 1С:Предприятие или специализируется на ней, желательно, чтобы задачу по переносу продукта в облако выполнял именно он. Это обусловлено тем, что в основном настройки программы у каждого клиента осуществлены специфически и имеют свои особенности, о которых знает именно тот конкретный специалист.

Во время подготовки и переноса данных в облако мы обратили внимание клиента на важность безопасного хранения резервных копий, потому предложили заказчику заодно позаботиться и о надёжном размещении бекапов. В решении этой задачи помог облачный бекап-хостинг на базе сервиса TuchaBackup. Конфигурацию подобрали в соответствии с текущими потребностями клиента и объёмом резервных копий данных, которые нужно хранить в облаке, — 300 ГБ. Со временем, если заказчику понадобится большее количество места на диске, тариф можно быстро и просто изменить. Подробнее об организации хранения резервных копий в облаке читайте в статье.

Стоимость решения задачи клиента состоит из таких компонентов:

• Выбранного сервиса и конфигурации виртуальной машины, а именно суммы её аренды за месяц. В нашем случае, напомним, это сервис TuchaBit+ в конфигурации 16 юнитов стоимостью 162 евро/месяц (здесь и далее — оплата производится в гривневом эквиваленте по курсу НБУ на первое число текущего месяца). Также добавляем стоимость дополнительного HDD-пространства 100 ГБ, которое стоит 10 евро/месяц. Итого — 172 евро/месяц.
• Аренды виртуальной машины для хостинга коробки Битрикс24 на базе сервиса TuchaBit в конфигурации 4 юнита, которая стоит 38 евро/месяц.
• Виртуального сервера на базе сервиса TuchaBit для размещения системы обеспечения работы IP-телефонии FreePBX: 2 юнита стоимостью 20 евро/месяц + 1 дополнительное ядро стоимостью 15 евро/месяц. Всего — 25 евро/месяц.
• Пользования shared-хостингом на базе сервиса TuchaHosting в пакете 25 ГБ, стоимость которого — 10 евро/месяц.
• Пользования облачным бекап-хостингом на базе сервиса TuchaBackup в объёме 300 ГБ дискового пространства, а это — 30 евро/месяц.
• Стоимости технической поддержки, которую выбрал клиент на период сотрудничества. Среди 4 видов поддержки наш заказчик выбрал базовый уровень, который предоставляется бесплатно. А для сервера, на котором работает коробка Битрикс24 и используется типовой набор ПО под названием Bitrix Environment, предоставляется бесплатная техническая поддержка по гарантии. Подробнее об условиях этого вида поддержки и его преимуществах можно узнать здесь.

Соответственно, безопасная работа всей команды из 25 человек в облаках стоит клиенту всего 275 евро/месяц. Дополнительно он оплатил услугу по настройке сервера под свои конкретные задачи и переносу данных, а это — 172 евро, то есть 100% от стоимости сервера одноразово.

Напомним, что мы приводим лишь один пример, поэтому цифры ориентировочные и зависят от задач каждого отдельного клиента.

Если же необходимо настроить удалённый доступ для отдельных подразделений компании или даже сотрудников, это также легко сделать. Вот, например, как происходит перенос бухгалтерии, размещение коробки Битрикс24 и организация хостинга веб-сайтов на базе различных CMS в облаке.

Перенос рабочих процессов компании в облако — это не сложно, если доверить эту задачу опытному и ответственному провайдеру. То есть нам. :-)

Если вы тоже хотите надёжно и безопасно работать в облаке всей командой, пишите нам по адресу sales@tucha.ua или звоните по телефону +380 44 583-5-583. Мы с радостью подберём подходящее решение и всё организуем!