Вынос бухгалтерии в облако для клиента. Разбор популярной задачи

Недавно мы опубликовали фундаментальную статью о том, как происходит развёртывание удалённого офиса в облаке для всей команды. Но не всегда у клиентов возникают задачи такого масштаба. Достаточно часто компаниям нужно перенести в облако работу отдельной службы, и один из самых популярных запросов — вынос бухгалтерии на виртуальный сервер. Поэтому на основе одной из многочисленных реализованных задач мы решили поэтапно разобрать типичный пример переноса бухгалтерии в облако и рассказать:

• какие предпосылки возникновения задачи существуют у заказчика;
• как происходит процесс миграции шаг за шагом;
• сколько стоит такое решение;
• какой результат получает заказчик.

С задачей вынести бухгалтерию на виртуальный сервер к нам обратился заказчик — учебный центр, который специализируется на проведении курсов по ИТ-направлению. До того, как клиент решил перенести работу отдельных отделов в облако, его команда долгое время работала на физических серверах в офисе, который находится в г. Харьков.

Команда заказчика состоит из 15 сотрудников, среди которых — 4 бухгалтера.

До карантина учебный центр проводил занятия в офлайн-формате. Но с началом карантина наш клиент начал активно внедрять в работу онлайн-формат обучения. Соответственно, те специалисты, работа которых не предусматривает непосредственного контакта с учениками, тоже получили возможность работать дистанционно. Прежде всего это касалось бухгалтерской службы: особенности её работы позволяют эффективно работать из дома.

Отметим, что заказчик обратился к нам по личной рекомендации партнёра Tucha — компании, которая внедряет программы линейки 1С:Предприятие и длительное время обслуживает работу платформы у нашего клиента. Именно партнёр порекомендовал перенести бухгалтерию в облака от Tucha, когда узнал, что у заказчика возникла такая потребность.

Перед нашей командой возникла задача организовать удалённые рабочие места для четырёх сотрудников и обеспечить им стабильный доступ к облаку из дома в любое время. Соответственно, для этого мы выполнили следующие этапы.

Шаг 1. Обсудили с заказчиком, что именно необходимо сделать для организации работы бухгалтерии в облаке. Нужно было:

• обеспечить необходимые ресурсы для размещения платформы 1С:Предприятие и скоординировать действия с партнёром, который был привлечён для переноса программы в облако клиента;
• вынести на сервер сетевую версию программы M.E.Doc и её базу данных;
• настроить подключение токенов;
• создать рабочие места для четырёх пользователей на сервере;
• установить пакет офисных программ Microsoft Office, интернет-браузер и создать общую папку для пользователей;
• установить программу Cobian Backup для управления бекапами.

Шаг 2. Подобрали подходящие решения.

Для того чтобы определить, какой из сервисов Tucha наилучше подойдёт для решения задачи клиента, мы уточнили, где он желает хранить данные — в Украине или за рубежом. Клиент предпочёл размещение данных за пределами Украины, а именно — в Германии. Соответственно, выбор остановился на сервисе TuchaFlex+. Технические характеристики серверов на базе этого сервиса и общая цена проекта вполне устроила клиента.

Так, на основе полученной информации мы предложили заказчику развернуть виртуальную машину в такой конфигурации:

• 2 CPU;
• 5 ГБ RAM;
• 80 ГБ SSD;
• 1 IP-адрес.

Кроме того, по потребности клиента мы также установили на облачный сервер лицензию Microsoft® Windows Server Standard и лицензии Microsoft® Windows Remote Desktop Services (терминальный доступ для четырёх пользователей). Все эти лицензии заказчик арендовал у нас, поскольку Tucha является партнёром Microsoft по программе SPLA. Кстати, клиенты могут использовать свои лицензии на программное обеспечение, если у них есть такие.

Отметим, что многообразие сервисов Tucha позволяет подобрать решение для любых задач наших клиентов. Например, если требуется более бюджетное решение или размещение данных за рубежом не является критическим, мы предложим развернуть виртуальную машину на базе сервиса TuchaBit. Если же главным фактором является именно быстродействие в работе, лучше всего подойдёт сервис TuchaBit+.
Более подробно о том, как выбрать нужное облачное решение для переноса бухгалтерии в облако, мы писали здесь.

Также для усиления безопасности хранения данных и возможности восстановить отдельные файлы в случае необходимости клиент захотел дополнить решение облачным бекап-хостингом. Именно для этого как нельзя лучше подходит сервис TuchaBackup, который помогает надёжно разместить резервные копии всех важных данных на удалённых серверах.

Для старта мы предложили клиенту конфигурацию, которая предусматривает 50 ГБ места на диске. В дальнейшем, если потребности заказчика в дисковом пространстве вырастут, конфигурацию сервиса он сможет изменить, просто обратившись к нам с соответствующим запросом. О том, сколько стоит хранение резервных копий в облаке, мы писали в отдельной статье.

Шаг 3. Уточнили у клиента, нужен ли ему бесплатный тестовый период работы на сервере в пределах стандартного периода — 7 дней. Но поскольку заказчик обратился к нам по рекомендации партнёра, такой необходимости не было. Клиент предоставил нам кредит доверия и сразу начал работу на контрактной основе, присоединившись к Публичному договору (оферте).

Шаг 4. Специалисты службы технической поддержки Tucha развернули из готового шаблона виртуальную машину нужной конфигурации и прислали электронным письмом клиенту все необходимые данные для доступа к серверу и панели управления им. Кстати, разобраться с работой на сервере и с панелью управления в частности поможет наша наглядная статья.

Шаг 5. Совместно с заказчиком согласовали все этапы миграции.

Шаг 6. Начали непосредственный процесс переноса данных в облако. Рассмотрим этот шаг подробнее.

Для работы бухгалтерии заказчика в облаке наши специалисты службы технической поддержки выполнили следующее:

1.    Развернули виртуальную машину нужной конфигурации из шаблона, установили операционную систему с необходимым программным обеспечением для размещения платформы 1С:Предприятие.

Желательно, чтобы задачу по переносу работы этой программы в облако выполняли специалисты, которые непосредственно настраивали её для заказчика. Это важно потому, что настройка работы с программой 1С:Предприятие для каждой отдельной компании имеет множество особенностей, о которых лучше всего знают именно эти специалисты. В случае, который мы сейчас описываем, сложилось именно так: для переноса в облако работы платформы были привлечены специалисты компании-партнёра, которые внедряли её для клиента и постоянно обслуживали программу.

Поэтому, со своей стороны, мы сконтактировали с командой партнёра для согласования особенностей миграции и обеспечения всех необходимых ресурсов.

2.    Перенесли в облако сетевую версию программы M.E.Doc.

Процесс переноса этой программы несложен: мы скопировали базу данных с физического сервера клиента и разместили её на новой виртуальной машине. То есть перенос непосредственно программы не требуется — её достаточно скачать с официального сайта и обновить до той версии, которой обычно пользуется клиент.

3.    Вынесли в облако базу данных программы M.E.Doc.

Для этого клиент предоставил нам доступ к программе, размещённой на его локальном сервере. С помощью возможностей интерфейса мы создали резервную копию базы данных M.E.Doc и перенесли её на новую виртуальную машину.

Также иногда клиенты передают нам созданный собственноручно бекап базы данных, а специалисты Tucha непосредственно размещают её в облаке.

4.    Настроили подключение токенов.

Для этого в программе для подключения к удалённому рабочему столу обозначили галочкой соответствующий чек-бокс — «Смарт-карты или Windows Hello для бизнеса» в разделе «Локальные устройства и ресурсы».

5.    Создали рабочие места пользователей на сервере.

Пошаговое выполнение этой задачи мы описывали в специальной статье.

6.    Установили на сервер пакет офисных программ Microsoft Office.

Этот шаг специалисты нашей службы технической поддержки выполнили, подключив к серверу виртуальный диск с дистрибутивом пакета программ Microsoft Office. Процесс установки осуществляется быстро — всего за несколько минут.

7.    Загрузили интернет-браузер на сервер и создали общую папку для пользователей.

8.    Установили программу для управления резервными копиями.

Для простой и эффективной работы с бекапами и управления ими мы установили клиенту программу Cobian Backup по этой наглядной инструкции.

Для того чтобы усилить безопасность размещения программ и данных, мы предложили клиенту дополнить решение одним из инструментов защиты данных, а именно — дополнительным выделенным IP-адресом с зарубежной геолокацией.

Стоимость работы с бухгалтерией в облаке для клиента сформировалась из таких составляющих:

• Аренда виртуальной машины на базе сервиса TuchaFlex+ — 73,00 евро/месяц (здесь и далее — в гривнах по курсу НБУ на первое число текущего месяца).
• Услуга предоставления и поддержки дополнительного выделенного IP-адреса со стороннего адресного диапазона — 10 евро/месяц.
• Аренда лицензии Microsoft® Windows Server Standard (1 пак) — 20 евро/месяц. Отметим, что тарификация осуществляется по общему количеству ядер центральных процессоров. Лицензии предоставляются паками, 1 пак включает в себя 2 лицензии.
• Аренда лицензий Microsoft® Windows Remote Desktop Services (терминальный доступ для четырёх пользователей) — 34 евро/месяц. Стоимость аренды одной лицензии для одного пользователя составляет 8,50 евро/месяц.
• Пользование облачным бекап-хостингом на базе сервиса TuchaBackup — 5 евро/месяц.
• Постоянное администрирование сервера (вид технической поддержки) — 41,50 евро/месяц (50% от стоимости сервера).

Соответственно, удобная и надёжная работа с бухгалтерией стоит клиенту всего 183,50 евро/месяц.

Важно, что в рамках выбранного вида поддержки услугу по переносу программ и данных на виртуальный сервер мы предоставили клиенту бесплатно. Напомним, что стоимость услуги по миграции составляет 100% от стоимости сервера однократно, но не менее 30 и не более 300 евро.

Эффективное и быстрое решение задачи клиента — это всегда совместная согласованная работа команды Tucha и команды заказчика.

Итак, с нашей стороны над проектом работали:

• Специалист службы подбора решений, который обсудил с клиентом все особенности его задачи, помог определиться с нужным сервисом и конфигурацией и скоординировал дальнейшие действия заказчика с другими службами нашей компании.
• Специалисты службы технической поддержки, которые согласовали с заказчиком технические вопросы (установка и настройка нужной операционной системы и необходимого программного обеспечения), развернули виртуальную машину из шаблона, перенесли данные на облачный сервер клиента. Также наши специалисты помогли организовать удалённые рабочие места для каждого сотрудника, настроили работу с периферийными устройствами и программами для работы с бекапами данных.
• Абонентский отдел, который выполняет функцию ведения взаиморасчётов с клиентом.

Этапы, в которых клиент был наиболее вовлечён, — это подбор решения и конфигурации (описание задачи, потребностей и желаемого результата), а также взаимодействие со специалистами компании-партнёра, которая специализируется на работе с конкретными программами (в нашем случае речь идёт о платформе 1С:Предприятие). В случае необходимости контактировали с клиентом с помощью мессенджеров или телефонных звонков для согласования отдельных вопросов.

Качеством переноса программ и данных в облако наш заказчик доволен. Всего за два дня произошёл весь процесс — от выявления потребностей и подбора решения для клиента до окончательных настроек в облаке и начала работы в ней заказчика. Кроме того, мы помогли команде клиента разобраться с работой на сервере на начальном этапе.

Вынос работы бухгалтерского отдела компании в облако — действительно полезное решение для работы бизнеса, выгодное для владельца и удобное для команды. А в современных условиях возможность безопасно и удобно работать удалённо — настоящая насущная необходимость.

Приобретённый опыт в подборе облачных сервисов, качественной миграции программ и данных в облако и обеспечении дальнейшей бесперебойной работы с ними позволяет нам предлагать клиентам действительно лучшие облачные решения. Если у вас также есть задача для команды Tucha или остались вопросы к нашим специалистам, уверенно обращайтесь! Звоните +380 44 583-5-583 или пишите нам по адресу sales@tucha.ua и обеспечьте своему бизнесу надёжную работу уже сегодня.