Организация работы бухгалтерии в облаке. Путеводитель пользователя

Вынос бухгалтерии в облака — проверенный способ обеспечить надёжную удалённую работу с программами и данными. А для того чтобы процесс организации не был задачей с несколькими неизвестными, мы собрали в одной статье подборку полезных материалов по этой теме: от выбора облачного провайдера до этапа непосредственной работы с данными на сервере. Читайте, пользуйтесь и мигрируйте уверенно!

Размещение программ и данных для работы бухгалтерии в облаке — это простое решение, которое помогает усилить безопасность хранения информации, защитить её от потерь и попадания в руки посторонних лиц. При этом команда заказчика — бухгалтеры, юристы, руководители и т.д. — имеет стабильный доступ к рабочему пространству 24×7. А значит, работать можно не только в офисе, а везде, где есть стабильное интернет-соединение: из дома, коворкинга, кафе, в командировке и т.п. И это ещё не все преимущества: больше, в том числе об экономии средств и возможности простого масштабирования ресурсов, мы писали в специальной статье «Бухгалтерию — в облака: 5 преимуществ».

Итак, что предусматривает такое облачное решение? Все программы и данные, необходимые для работы бухгалтерского отдела, размещаются на удалённых серверах, т.е. за пределами офиса или даже страны (в зависимости от выбранного сервиса и территориального расположения дата-центра). В облако можно вынести как весь пул рабочих приложений и данных, так и точечно отдельные приложения для работы специалистов. Например, это могут быть:

• программы бухгалтерского и финансового учёта;
• специализированное программное обеспечение для предоставления отчётности и ведения электронного документооборота;
• приложения типа «клиент-банк»;
• CRM- или ERP-систему;
• IP-телефонию;
• корпоративную почту.

Кроме этого, на сервере можно размещать другие программы, необходимые для работы, хранить базы знаний компании, архивы, файлы, документы и т.д.

Поскольку облака — это гибкий инструмент, они легко подстраиваются под потребности пользователей и позволяют подобрать решение как для отделов с несколькими сотрудниками, так и для крупных компаний с многочисленной командой. В процессе работы облака так же легко масштабируются, если потребности пользователей в ресурсах меняются.

После принятия принципиального решения о переносе бухгалтерии на виртуальный сервер можно приступать к организации работы в облаке. Вот что мы рекомендуем сделать шаг за шагом, чтобы не пропустить ничего важного и сразу организовать всё как следует:

1. Выбрать ответственного облачного провайдера, который предоставляет качественные услуги, обеспечивает грамотной технической поддержкой и действительно заинтересован в решении задач своих клиентов. Найти такого поставщика без ошибок на собственном опыте, а также без потери времени, сил и финансов поможет подробная статья о том, что характеризует надёжного облачного провайдера. А практический чек-лист в pdf-формате позволит сосредоточиться на главных показателях.

2. Определиться, сколько сотрудников будут работать с бухгалтерией в облаке и какие программы и данные необходимо перенести на сервер.

3. Вместе со специалистами облачного провайдера подобрать нужный сервис и конфигурацию, которые соответствуют текущим потребностям и выделенному бюджету. В частности мы предлагаем воспользоваться готовым материалом, который поможет заранее сориентироваться в наиболее подходящем решении и стоимости услуг. В статье приведены вопросы, которые направят на выбор конкретного сервиса, и примеры расчётов цены аренды виртуальных машин.

4. Определиться, нужны ли дополнительные сервисы и инструменты для усиления безопасности работы с данными. Например, некоторые из них уже входят в стоимость аренды наших серверов — это snapshots, т.е. регулярные полные снимки каждого диска виртуальной машины. Статья поможет разобраться, как они работают и в чём польза такого инструмента.

Вместе с тем мы всегда рекомендуем клиентам дополнительно позаботиться о сохранении отдельных важных файлов. Беспроигрышный вариант — это своевременное создание резервных копий и хранение их в специальном облачном хранилище на базе сервиса TuchaBackup. Для детального знакомства с бекап-хостингом, принципами расчёта его стоимости и специальными инструментами для создания резервных копий пригодится специальная статья.

5. Ознакомиться с видами поддержки и подобрать наиболее удобный для себя. Например, клиентам Tucha доступны на выбор четыре варианта поддержки. Они отличаются распределением сфер ответственности между сторонами, наличием или отсутствием прав администратора у нас и у клиента, стоимостью пользования и другими аспектами, о которых мы подробно рассказывали в статье «Всё о технической поддержке Tucha».

Отметим, что при любом виде поддержки опытные ИТ-специалисты Tucha всегда на связи и готовы оказать техническую помощь в решении вопросов. Для того чтобы каждый клиент как можно быстрее получил ответ, а ни один запрос не остался упущенным, работает тикет-система и круглосуточно доступны гарантированные каналы связи — телефон и электронная почта.

6. После согласования всех указанных этапов происходит непосредственный процесс переноса программ и данных на облачный сервер. Реальный пример реализации такого проекта для одного из наших клиентов поможет понять, как происходит миграция шаг за шагом, что нужно для настройки работы бухгалтерии в облаке и какой результат получает в итоге заказчик.

7. Для того чтобы вам было проще разобраться с началом работы на сервере, советуем прочитать инструкцию по первым шагам работы на сервере: где получить реквизиты доступа к системе, каким образом происходит подключение к машине, как установить обновления операционной системы и перенаправить печать с локального принтера на виртуальный сервер и т.д. Ответы на эти и другие важные вопросы содержатся в нашей развёрнутой статье «Первые шаги в облаке».

Если последовательно придерживаться приведённых выше шагов, работа в облаках гарантированно будет удобной, надёжной и оправдает ожидания.

Вынос бухгалтерии на виртуальный сервер — это современное решение для надёжной работы компании, удобного доступа к рабочему пространству и экономии финансов. Процесс организации не является слишком сложным, особенно, если заранее разобраться, каким образом всё происходит, и правильно подойти к решению этой задачи. А если доверить миграцию программ и данных Tucha, наши специалисты выполнят её на самом высоком уровне.

Пишите по адресу sales@tucha.ua или звоните по телефону +380 44 583-5-583, и мы с радостью поможем подобрать для вас лучшее облачное решение. Tucha всегда на связи!