Віддалений офіс: як це працює

Усе частіше можна чути, що та чи інша компанія переходить на віддалений офіс або впроваджує його для частини співробітників, що працюють віддалено. Проте далеко не всі знають, що криється під терміном «віддалений офіс», як це працює на практиці та які реальні переваги може принести бізнесу. У цій статті ми на прикладах намагатимемося розповісти якомога більше про послугу оренди віртуального сервера для віддаленої роботи офісу і про моделі її використання.

Структура та організація віддаленого офісу

Оскільки віддалений офіс — це один з варіантів використання хмарних сервісів, саме на основі хмари ця система і функціонує. Класична модель віддаленого офісу — це термінальний сервер у хмарі з усім необхідним програмним забезпеченням (ПЗ), акаунтами користувачів та іншими необхідними для роботи даними, а також клієнти підключення (термінали, тонкі клієнти, робочі станції тощо). Усе ПЗ на сервері — загального користування. Це означає, що кожен співробітник, який має відповідний рівень доступу, може використовувати потрібну йому програму. Загалом програмні комплекси на сервері віддаленого офісу можуть бути розгорнуті будь-які, найчастіше це бухгалтерське ПЗ (фінансовий облік, банк-клієнт etc.), CRM, системи керування задачами та проєктами, електронний документообіг та інші системи.

Приклади використання віддаленого офісу для різних груп співробітників

Залежно від напряму та специфіки роботи компанії, варіанти використання віддаленого офісу можуть відрізнятися, ми ж наведемо найбільш популярні з них, які підійдуть для більшості організацій.

• Бухгалтерія. Далеко не в кожному сучасному офісі, особливо якщо компанія невелика, потрібна присутність на робочому місці бухгалтера з 9 до 18 години кожного дня. Найчастіше цей фахівець з'являється в офісі всього кілька разів на місяць — підготувати звітність і нарахувати заробітну плату співробітникам. Так чому б не надати бухгалтеру можливість вирішувати ці питання віддалено? Для цього досить розгорнути на сервері ПЗ для роботи зі звітністю (наприклад, 1С:Підприємство), а також програму для електронного документообігу (m.e.Doc і подібні). Після надання доступу бухгалтер може вирішувати всі необхідні питання без відвідування офісу.
• Дизайнери та інші «вільні художники». Це ще одна категорія фахівців, які дуже часто працюють віддалено. За допомогою віддаленого офісу їх роботу також можна оптимізувати. Звичайно, розгортати на сервері «важкі» графічні програми не варто — це нераціональна витрата ресурсів, а ось організувати розподіл задач, призначення ТЗ та обговорення готових робіт і виправлень до них — ідея гарна. Для цього знадобиться лише налагодити роботу додатків з керування проєктами та задачами у віддаленому офісі.
• Віддалені підрозділи і представники в регіонах. Головною задачею є організувати роботу всіх співробітників з єдиною інформаційною системою. Зараз подібні задачі давно вийшли за рамки звичної зв'язки CRM + електронна пошта. Спільний доступ до корпоративних документів, архівів, внутрішньої бази знань — це невелике доповнення задач, які можуть істотно розширюватися залежно від профілю роботи компанії. Організація спільного для всіх співробітників робочого простору з централізованим керуванням — це і є віддалений офіс.

Це всього лише кілька прикладів використання віддаленого офісу, у кожної компанії можуть бути і свої сценарії впровадження, враховуючи величезні можливості, які надає така модель організації робочого процесу. Детально про те, для кого легко можна організувати віддалену роботу та як це зробити, також можна прочитати у статті. А якщо ви вже готові перенести роботу компанії на віртуальні сервери, просто зверніться до нас, і ми все організуємо.

Основні переваги віддаленого офісу

З огляду на приклади використання віддаленого офісу, можна виділити кілька головних переваг, які отримує компанія при впровадженні даного сервісу:

• зручна організація роботи віддалених фахівців — бухгалтерів, дизайнерів, розробників. Вони можуть отримувати всі переваги роботи в офісі (загальна робота над документами, система керування задачами, доступ до баз даних і необхідного ПЗ), не залишаючи домашнього робочого місця;
• розширення можливостей для штатних фахівців — навіть якщо фахівець у відрядженні, завдяки віддаленому офісу він завжди в потрібний момент може підключитися до роботи, проконтролювати ситуацію або виконати термінову задачу;
• заощадження фінансів і часу — відеоконференції замість реальних зустрічей та переговорів, обговорення результатів роботи і розподіл задач віддалено, економія на обладнанні — для доступу до термінального сервера вистачить найпримітивнішої конфігурації робочої станції або тонкого клієнта, адже весь масив даних обробляється на стороні сервера;
• збереження та конфіденційність даних і ПЗ — всю важливу інформацію можна зберігати на віддаленому сервері (зокрема в дата-центрі, розташованому в іншій країні), чітко розподіляючи рівні доступу між співробітниками. Це забезпечить більшу безпеку ваших даних від втрат, крадіжки та інших непередбачених ситуацій.

Віддалений офіс використовують ті команди та компанії, які працюють на результат. Кожен зацікавлений співробітник знайде набагато більше переваг у процесі роботи, варто тільки почати. Враження компаній, які вже перейшли на подібну модель роботи, ви можете почитати в розділі відгуків. А якщо потрібно більше інформації, сміливо звертайтеся за персональною консультацією, ми завжди на зв'язку і готові допомогти.