Хмарна бухгалтерія та бухгалтерія у хмарах: в чому різниця?
- Головна
- Хмарні рішення
- Хмарна бухгалтерія та бухгалтерія у хмарах: в чому різниця?
Нерідко компанії або окремі фахівці, робота яких пов’язана з бухгалтерією, плутаються в поняттях — «хмарна бухгалтерія» та «бухгалтерія у хмарах». Попри схожість на перший погляд, відмінності в цих термінах можуть виявитися ключовими для організації роботи з бухгалтерією. У статті ми розглянемо, в чому різниця між поняттями та як вибрати потрібне рішення.
Хмарна бухгалтерія — це ведення бухгалтерського обліку за допомогою спеціальних онлайн-сервісів, які розміщуються на серверах постачальника, що надає ці програми. Тобто при роботі із хмарною бухгалтерією клієнт не встановлює програмне забезпечення на свій комп’ютер або ноутбук, а працює з вебінтерфейсом, доступним за допомогою Інтернету.
Як працює хмарна бухгалтерія?
Зазвичай початок роботи із хмарними програмами для ведення бухгалтерії складається з кількох кроків:
Крок 1. Вибрати потрібний онлайн-сервіс.
Вибір програмного забезпечення залежить від потреб бізнесу, а також від функціональних можливостей тієї чи іншої системи, її вартості, відгуків користувачів про неї та інших показників, важливих для клієнта.
Крок 2. Зареєструватись у програмі.
Після вибору онлайн-сервісу необхідно зареєструватись в системі. Алгоритм дій залежить від кожної конкретної програми, та зазвичай сервіс потребує створити обліковий запис, ввести інформацію про компанію, вибрати відповідний тарифний план тощо.
Крок 3. Здійснити підключення та синхронізацію.
Наступним кроком зазвичай є підключення системи до банківських рахунків, кредитних карток та інших фінансових джерел. Це дозволяє автоматично синхронізувати фінансові дані, при цьому зменшити кількість ручних операцій і в такий спосіб мінімізувати ризик помилок.
Крок 4. Почати роботу з ведення обліку та генерування звітності.
Після всіх налаштувань система допомагає автоматично обробляти фінансові операції, вести бухгалтерський облік та генерувати звітність. Співробітники можуть стежити за витратами, генерувати фінансові звіти тощо.
Переваги хмарної бухгалтерії
- Простота використання та швидкий старт роботи.
Хмарні програми для ведення бухгалтерії не потребують встановлення програмного забезпечення на комп’ютерах чи ноутбуках співробітників і налаштування серверів.
- Доступність 24×7.
Бухгалтери, фінансисти, керівники та власники компаній, що працюють із хмарною бухгалтерією, можуть отримати доступ до даних з веббраузера в будь-який час і з будь-якого місця, де є Інтернет.
- Автоматичне оновлення програмного забезпечення.
Оновленням програм опікується постачальник онлайн-сервісу. Користувачам не потрібно турбуватися про своєчасне встановлення актуальних версій програм та їх оновлення.
Недоліки хмарної бухгалтерії
- Залежність від розробника або постачальника програмного продукту.
Функціональність і доступність хмарної бухгалтерії цілком залежить від компанії, яка надає онлайн-сервіс. Скажімо, якщо сервіс тимчасово недоступний через технічні проблеми, клієнт не зможе отримати доступ до своїх бухгалтерських даних, що може призвести до затримок у роботі. Також, якщо сам розробник вирішить припинити підтримку певного функціонала програми або її роботи загалом, це також може негативно вплинути на діяльність бізнесу.
- Відсутня можливість впливати на якість роботи сервісу.
При роботі із хмарною бухгалтерією користувачі не мають можливості вибирати хостинг, а відповідно — безпосередньо впливати на швидкість і стабільність роботи програмного продукту.
- Конфіденційність — під питанням.
Користувач не має гарантій повного контролю над важливими фінансовими даними своєї компанії, адже управлінські права до самої програми впродовж усього періоду роботи зберігаються у постачальника сервісу.
Бухгалтерія у хмарах — це розміщення бухгалтерських програм, вебзастосунків, сервісів і даних на віддалених серверах хмарного провайдера. Тобто клієнт орендує у провайдера віддалений сервер, на якому розгортає потрібне йому програмне забезпечення та переносить необхідні дані для роботи.
Як працює бухгалтерія у хмарах?
Організація хостингу бухгалтерських програм і даних у хмарах зазвичай складається з кількох кроків:
Крок 1. Вибрати хмарного провайдера.
Вибір залежить від потреб клієнта, надійності сервісів та якості технічної підтримки хмарного провайдера, наявного бюджету та рекомендацій інших користувачів. Визначити відповідального хмарного провайдера серед кількох варіантів допоможе наш чек-лист.
Крок 2. Підібрати хмарний сервіс і набір ресурсів.
Разом з фахівцями хмарного провайдера клієнт підбирає влучний хмарний сервіс і набір ресурсів віддаленого сервера: кількість ядер процесора, оперативної пам’яті та місця на диску. Після цього хмарний провайдер розгортає віддалений сервер у вибраній конфігурації та надає клієнту реквізити доступу до нього.
Крок 3. Встановити програмне забезпечення.
Далі клієнт за допомогою команди хмарного провайдера або ІТ-фахівців зі свого боку переносить на сервер необхідне програмне забезпечення та дані для ведення бухгалтерії. Це може бути ПЗ для ведення бухгалтерського, фінансового та податкового обліків; сервіси для формування та подання звітності, ведення електронного документообігу; вебзастосунки типу «клієнт-банк»; бази даних, бухгалтерські документи та архіви тощо.
Крок 4. Здійснити фінальні налаштування та почати роботу.
Після встановлення програм і перенесення всіх даних клієнт здійснює фінальні налаштування на сервері, тестує працездатність програмного забезпечення, перевіряє наявність всіх необхідних йому даних та налаштовує права доступу користувачам, після чого починає роботу з бухгалтерією у хмарах.
Переваги бухгалтерії у хмарах
- Повний контроль над програмами та даними.
Хмарний провайдер не має доступу до даних, які зберігає клієнт на орендованих серверах. Тому при роботі з бухгалтерією у хмарах клієнт має повний контроль над своїми даними і програмним забезпеченням. Це дозволяє налаштувати роботу відповідно до своїх потреб, підвищити рівень безпеки та конфіденційності.
- Гнучкість і зручність.
При роботі у хмарах клієнт може вибирати та встановлювати на сервер будь-яке потрібне йому для роботи програмне забезпечення. При цьому всі програми та дані зберігаються в єдиному місці. Це справді зручно, адже при підключенні до віддаленого робочого столу всього за декілька секунд співробітники мають доступ одразу до всієї необхідної інформації.
- Масштабованість ресурсів.
Ресурси віртуальних серверів легко масштабуються. Така можливість дозволяє збільшувати конфігурацію залежно від потреб бізнесу, кількості співробітників та обсягів даних, які зберігаються на сервері. Хмари допомагають оптимізувати витрати і підвищити ефективність.
- Доступність 24×7.
Програми та дані, що розміщуються на віддалених серверах хмарного провайдера, доступні користувачам цілодобово та з будь-якого куточка світу. Все, що потрібно для підключення, — це стабільне інтернет-з’єднання та ґаджет, хай то буде комп’ютер, ноутбук або планшет.
Недоліки бухгалтерії у хмарах
- Відповідальність за безпеку даних.
При роботі у хмарах клієнт несе відповідальність за безпеку своїх даних, які розміщує на серверах. Тобто ще перед початком роботи слід одразу потурбуватись про налаштування прав доступу, створення резервних копій, залучення додаткових інструментів захисту даних та інші заходи, які допоможуть посилити безпеку інформації.
- Витрати на оренду інфраструктури та технічну підтримку.
Перед початком роботи слід врахувати і заздалегідь порахувати витрати бізнесу на оренду серверів та їх технічну підтримку, користування ліцензійним програмним забезпеченням тощо.
- Потреба у залученні ІТ-фахівців для підтримки програмного забезпечення.
При роботі у хмарах окремої уваги потребує налаштування та підтримка працездатності бухгалтерських програм і даних. Зазвичай для цього може знадобитися допомога окремих ІТ-фахівців з відповідними технічними знаннями і навичками.
| Характеристика | Хмарна бухгалтерія | Бухгалтерія у хмарах |
|---|---|---|
| Принцип роботи | Використання готових онлайн-сервісів для ведення бухгалтерії | Розміщення бухгалтерського програмного забезпечення на віддалених серверах |
| Інфраструктура | Сервери для роботи програмного забезпечення надає постачальник онлайн-сервісу. Клієнт не має впливу на вибір цих серверів | Віддалені сервери орендуються у хмарного провайдера, якого клієнт обирає сам |
| Контроль | Обмежений контроль над програмним забезпеченням і власними даними | Можливість використання будь-якого програмного забезпечення та повний контроль над власними даними |
| Технічна підтримка інфраструктури | На боці постачальника онлайн-сервісу | Забезпечує хмарний провайдер |
| Масштабованість ресурсів | Автоматичний перехід на інший тарифний пакет | Просте масштабування ресурсів віртуальних серверів за потребою |
| Доступність | Залежить від постачальника програми та стабільності інтернет-з’єднання | Залежить від хмарного провайдера та стабільності інтернет-з’єднання |
Хмарна бухгалтерія — це зручне та ефективне рішення для бізнесу, яке пропонує користувачам простоту використання, доступність та автоматичне оновлення. Однак варто враховувати залежність від розробника/постачальника програми та можливі ризики, пов'язані з конфіденційністю даних.
Натомість хостинг бухгалтерії у хмарах надає повний контроль над даними, просте масштабування ресурсів серверів і можливість використовувати будь-яке програмне забезпечення. Однак при цьому важливо враховувати потребу у залученні ІТ-фахівців і певні витрати, пов’язані з орендою та технічною підтримкою серверів.
Вибір між хмарною бухгалтерією та бухгалтерією у хмарах залежить від потреб і задач бізнесу. Рекомендуємо насамперед зважити всі переваги та недоліки кожного з рішень і порівняти декількох постачальників послуг, зважаючи на відгуки та рекомендації інших користувачів.
Якщо ви не впевнені у виборі або бажаєте дізнатися більше інформації, звертайтесь до нас. Як хмарний провайдер з понад 10-річним досвідом роботи, ми будемо раді допомогти вам організувати хостинг бухгалтерії у хмарах, надійно розмістити програми і дані та отримати якісну технічну підтримку впродовж усього періоду роботи.
