Удаленный офис: как это работает

2016-08-29T12:20:03+00:00Август 29th, 2016|Блог|

Всё чаще можно слышать, что та или иная компания переходит на удаленный (виртуальный) офис или внедряет его для части сотрудников, работающих удаленно. Тем не менее, далеко не все знают, что скрывается под термином «виртуальный офис», как это работает на практике и какие реальные преимущества может принести бизнесу. В этой статье мы на примерах постараемся рассказать побольше об услуге виртуального офиса и о моделях ее использования.

 

Структура и организация удаленного офиса

 

Поскольку удаленный офис – это один из вариантов использования облачных сервисов, именно на основе облака данная система и функционирует. Классическая модель виртуального офиса — это терминальный сервер в облаке со всем необходимым программным обеспечением (ПО), аккаунтами пользователей и другими необходимыми для работы данными, а также клиенты подключения (терминалы, тонкие клиенты, рабочие станции и т.д.). Всё ПО на сервере – общего пользования. Это означает, что каждый сотрудник, имеющий соответствующий уровень доступа, может использовать нужную ему программу. В принципе, программные комплексы на сервере удаленного офиса могут быть развернуты любые, чаще всего это бухгалтерское ПО (финансовый учет, банк-клиент etc.), CRM, системы управления задачами и проектами, электронный документооборот и другие системы.

 

Примеры использования удаленного офиса для разных групп сотрудников

 

В зависимости от направления и специфики работы компании варианты использования виртуального офиса могут отличаться, мы же приведем наиболее популярные из них, которые подойдут большинству организаций.

 

  • Бухгалтерия. Далеко не в каждом современном офисе, особенно если компания небольшая, требуется присутствие на рабочем месте бухгалтера с 9 до 18 каждый день. Зачастую данный специалист появляется в офисе всего несколько раз в месяц – подготовить отчетность и начислить заработную плату сотрудникам. Так почему бы не предоставить бухгалтеру возможность решать эти вопросы удаленно? Для этого достаточно развернуть на сервере ПО для работы с отчетностью (например, 1С), а также программу для электронного документооборота (m.e.Doc и подобные). После предоставления доступа бухгалтер может решать все необходимые вопросы без посещения офиса.
  • Дизайнеры и другие «вольные художники». Это еще одна категория специалистов, которые очень часто работают удаленно. С помощью виртуального офиса их работу также можно оптимизировать. Конечно, разворачивать на сервере «тяжелые» графические программы не стоит – это нерациональная трата ресурсов, а вот организовать распределение задач, назначение ТЗ и обсуждение готовых работ и правок к ним – идея хорошая. Для этого понадобится лишь наладить работу приложений по управлению проектами и задачами в виртуальном офисе.
  • Удаленные подразделения и представители в регионах. Главной задачей является организовать работу всех сотрудников с единой информационной системой. Сейчас подобные задачи давно вышли за рамки привычной связки CRM + электронная почта. Совместный доступ к корпоративным документам, архивам, внутренней базе знаний – это небольшое дополнение задач, которые могут существенно расширяться в зависимости от профиля работы компании. Организация совместного для всех сотрудников рабочего пространства с централизованным управлением – это и есть виртуальный офис.

 

Это всего лишь несколько примеров использования виртуального офиса, в каждой компании могут быть и свои сценарии внедрения, учитывая огромные возможности, которые предоставляет такая модель организации рабочего процесса.

 

Основные преимущества виртуального офиса

 

Учитывая примеры использования удаленного офиса, можно выделить несколько главных преимуществ, которые получает компания при внедрении данного сервиса:

 

  • удобная организация работы удаленных специалистов – бухгалтеров, дизайнеров, разработчиков. Они могут получать все преимущества работы в офисе (общая работа над документами, система управления задачами, доступ к базам данным и необходимому ПО), не покидая домашнего рабочего места;
  • расширение возможностей для штатных специалистов – даже если специалист в командировке, благодаря удаленному офису он всегда в нужный момент может подключиться к работе, проконтролировать ситуацию или выполнить срочное задание;
  • экономия финансов и времени – видеоконференции вместо реальных встреч и переговоров, обсуждение результатов работы и распределение задач удаленно, экономия на оборудовании – для доступа к терминальному серверу хватит самой примитивной конфигурации рабочей станции или тонкого клиента, ведь весь массив данных обрабатывается на стороне сервера;
  • сохранность и конфиденциальность данных и ПО – всю важную информацию можно хранить на удаленном сервере (в том числе в дата-центре, расположенном в другой стране), четко распределяя уровни доступа между сотрудниками. Это обеспечит большую безопасность ваших данных от потерь, кражи и других непредвиденных ситуаций.

 

Виртуальный офис используют те команды и компании, которые работают на результат. Каждый заинтересованный сотрудник найдет намного больше преимуществ в процессе работы, стоит только начать. Впечатления компаний, которые уже перешли на подобную модель работы, вы можете почитать в разделе отзывов. А если нужно больше информации, смело обращайтесь за персональной консультацией, мы всегда на связи и готовы помочь.

 

Поделиться на Facebook Поделиться ВКонтакте Твитнуть Поделиться на Google+ Наша СлайдШара Наш канал YouTube

 

Метки: , ,